Sekretärinnen Tipps

Chefentlastung

Wie Sie Ihren Chef mit einfachen Mitteln effektiv entlasten

Sie möchten Ihren Chef noch mehr entlasten und das, obwohl Sie selbst hin und
wieder Überstunden machen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie noch mehr Chefentlastung
bewerkstelligen, ohne dass Sie noch mehr Überstunden ansammeln.

Tipp 1: Treten Sie souverän und sicher auf

Stellen Sie sich vor, Sie wären Chefin und hätten eine Sekretärin. Was müsste
Ihre Mitarbeiterin tun, und über welche Qualifikationen sollte sie verfügen,
damit sie Sie möglichst gut entlasten kann?

Voraussetzung für eine funktionierende Chefentlastung ist ein sicheres und
souveränes Auftreten. Ihr Chef benötigt nicht nur eine Platzhalterin, sondern
eine Stellvertreterin.

Von Ihnen wird erwartet, dass Sie Ihren Chef kompetent vertreten, sein Büro
bestens repräsentieren können. Er muss sich in seiner Abwesenheit auf Sie
verlassen können. So stärken Sie bei Geschäftspartnern das Vertrauen in Ihre
Person. Eine eher unsichere Person sorgt für Skepsis beim Geschäftspartner.

Achten Sie auf Ihre Kleidung

Zum souveränen Auftritt gehört ebenfalls das passende Outfit. Sie sollten
nicht schlechter gekleidet sein als Ihr Chef. Ihr Vorgesetzter trägt immer Anzug
und Krawatte? Dann sind Jeanshosen und T-Shirts für Sie tabu.

Sie werden von Dritten sehr stark über Ihre Kleidung und ein gepflegtes ­
beziehungsweise ungepflegtes ­ Aus sehen wahrgenommen. Auch Ihr Outfit sollte
Kompetenz ausdrücken.

Tipp 2: Jour fix: Sprechen Sie jeden Tag miteinander

Wie oft sprechen Sie mit Ihrem Chef? Täglich? Einmal pro Woche, weil er
ständig unter Zeitdruck steht?

Je weniger Sie mit ihm sprechen, je weniger Informationen Sie von ihm
erhalten, desto schwerer tun Sie sich mit der Chefentlastung. Denn ohne
ausreichende Kommunikation wissen Sie nicht, was seine Prioritäten sind, auf
welchen Anruf er wartet und wen er gar nicht sprechen möchte ­ und vieles
mehr.

Warten Sie nicht auf seine Informationen

Sind Informationen nun eine Bring- oder eine Holschuld? Beides. Ihr Chef ist
verpflichtet, Ihnen bestimmte Informationen zu geben. Doch manchmal tut er es
nicht. Das liegt wohl weniger daran, dass er Sie ärgern und die Zusammenarbeit
erschweren möchte, als viel mehr daran, dass er einfach nicht daran denkt.

Ihm ist in den meisten Fällen zwar bewusst, welche Informationen für Sie
wichtig sind, doch das manchmal hektische Tagesgeschäft lässt ihn die eine oder
andere Information wieder vergessen. ,,Ach ja, das wollte ich Ihnen noch
sagen!”, bekommen Sie dann zu hören. Doch dann stehen die Gäste manchmal schon
in der Tür.

Hinzu kommt, dass er nicht weiß, auf welchem Wissens stand Sie sind. Und da
sind wir bei der Holschuld. Sorgen Sie dafür, dass Sie alles für Ihre Arbeit
Wichtige er fahren.

Arbeiten Sie nicht aneinander vorbei

Ist es Ihnen auch schon passiert, dass Sie eine bestimmte Aufgabe nur deshalb
nicht zu Ende bringen konnten, weil Ihr Chef sich keine Zeit für eine kurze
Rücksprache genommen hatte? Kennen Sie die Situation, dass Sie sehr viel Zeit in
die Erledigung eines Projekts gesteckt haben und Ihr Chef plötzlich die
Prioritäten komplett neu fest setzt?

Die Frage, die Sie sich immer wieder stellen müssen, lautet: Wäre ein solches
,,Aneinander-vorbei-Arbeiten” zu vermeiden gewesen? Und die Antwort ist: ,,In
der Regel ja, wenn Sie mehr miteinander gesprochen hätten.”

Solange Sie und Ihr Chef sich nicht die Zeit nehmen, ausreichend miteinander
zu kommunizieren, werden die Chefentlastung und die effiziente Erledigung der
eigenen Arbeit immer wieder behindert.

Wie oft sollten Sie ein Abstimmungsgespräch führen?

Führen Sie Abstimmungsgespräche jeden Morgen. Denn jeden Morgen fallen neue
Termine an, die sich vielleicht ohne Ihr Wissen überholt haben, und jeden Tag
gibt es neue Prioritäten.

Diese Inhalte sollten Sie besprechen

Es reicht nicht aus, Ihren Vorgesetzten zu fragen, ob es irgendetwas Neues
gibt. Fragen Sie ganz gezielt nach den Informationen, die Sie benötigen, um ihn
qualifiziert zu entlasten und für einen reibungslosen Tagesablauf zu sorgen.

Welche Termine hat Ihr Boss noch gemacht, als Sie schon zu Hause waren? Denn
nicht für alle Vorgesetzten ist es selbstverständlich, Ihnen die gemachten
Termine mitzuteilen ­ weniger aus böser Absicht, mehr aus Vergesslichkeit.

Fragen Sie ihn, was am Vorabend noch passiert/gewesen ist, was Sie wissen
müssten. Waren noch Gäste da, hat noch jemand angerufen?

Wie sehen seine Prioritäten aus? Was ist ihm an diesem Tag besonders wichtig?
Das Gespräch darüber erleichtert Ihnen Ihre Arbeit. Stimmen Sie Ihre Prioritäten
mit seinen ab, so gehen Sie sicher, dass Sie bei de immer am gleichen Strang
ziehen und Aufgaben gemeinsam fertig stellen.

Sprechen Sie unbedingt auch von Ihrer Arbeit

Lassen Sie Ihren Chef nicht im Ungewissen über Ihre Prioritäten. Berichten
Sie ihm, was Sie an diesem Tag erledigen möchten. Nur so können Sie beide
feststellen, ob Sie an den gleichen Projekten arbeiten und ob die Prioritäten
von gestern noch die von heute sind.

Beachten Sie: Die Fragen, die Sie während dieser
Unterhaltung mit Ihrem Chef klären, hängen stark von Ihrem Aufgabengebiet ab und
sind damit sehr individuell. Die oben genannten Beispiele sind sicherlich
Themen, die jede Sekretärin für eine wirksame Chefentlastung mit ihrem Chef
erörtern sollte.

So überzeugen Sie Ihren Chef

Jetzt müssen Sie Ihren Chef nur noch dazu bringen, sich morgens mit Ihnen
auszutauschen. Gar nicht so einfach, wenn er von einer Besprechung in die
nächste hetzt und morgens bei Ihnen immer sofort schon die Hölle los ist. Da ist
alles und jeder wichtig ­ nur Sie bleiben mit Ihrem Gesprächswunsch regelmäßig
auf der Strecke.

Viele Sekretärinnen klagen darüber, dass sie ihren Chef schon mehrmals auf
die Erforderlichkeit eines morgendlichen Gesprächs angesprochen hätten, er sich
bereits nach wenigen Tagen schon nicht mehr daran hielte. Was also tun?

Eines ist sicher: Sie dürfen ,,die Flinte nicht ins Korn werfen”. Aufgeben
ist nicht erlaubt. Denn mit Resignation kommen Sie nicht weiter. Sprechen Sie
mit Ihrem Chef erneut über das gewünschte Meeting.

Stellen Sie die Vorteile für Ihren Chef in den Vordergrund

Machen Sie Ihrem Chef klar, dass das Gespräch nicht nur Ihnen hilft, sondern
primär dazu dient, ihn zu entlasten. Stellen Sie seine daraus resultierenden
Vorteile in den Vordergrund ­ denn die interessieren ihn ­ und nicht Ihre
eigenen.

So könnten Ihre Argumente lauten:

,,Ich würde mich morgens gern mit Ihnen kurz abstimmen,
weil/damit

… wir Missverständnisse ausschließen können.”

… ich meine Arbeit entsprechend Ihrer Prioritäten erledigen kann. So
stellen wir sicher, dass immer alles rechtzeitig fertig wird.”

… ich Sie noch besser entlasten kann. Je mehr Informationen ich von Ihnen
über das Tagesgeschäft erhalte, desto mehr kann ich Ihnen Aufgaben ab
nehmen.”

… ich Sie noch besser entlasten kann. Wenn ich Ihre Prioritäten kenne,
weiß ich, welche Anrufe wichtig sind, weiß ich sofort, worum es sich bei Anrufen
handelt, wenn jemand mit der Sprache nicht he rausrücken will. Ich kann viel
mehr selbst erledigen.”

… ich Sie mehr von Kleinigkeiten entlasten kann. Je mehr Information ich
habe, desto besser funktioniert das.”

Gehen Sie gut vorbereitet in das Chef-Überzeugungsgespräch

Je besser Sie sich auf das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten vorbereiten, desto
besser sind Ihre Erfolgsaussichten, ihn überzeugen zu können.

Rechnen Sie mit Gegenwehr, und halten Sie gute Argumente parat

Wenn Sie auf Gegenwehr stoßen, sagen Sie

,,Ja, ich weiß, dass morgens viel los ist. Die 10 Minuten sind wichtig
für eine gute Zusammenarbeit.”

,,Gerade weil Sie wenig Zeit haben, ist dieses kurze Gespräch so
wichtig.”

,,Lassen Sie es uns doch erst einmal versuchen. Dann schauen wir mal,
wie’s läuft.”

Sagen Sie Ihrem Chef auch: ,,Das regelmäßige Gespräch zwischen Chef und
Sekretärin ist die Voraussetzung schlechthin für die funktionierende
Zusammenarbeit und eine effektive Chefentlastung.”

Sekretärinnen-Tipp: Schlagen Sie Ihrem
Chef zur Eingewöhnung einen Zwei-Wochen-Test vor, und tragen Sie ihm Ihre
Abstimmungstermine in seinen Kalender ein.

Und: Seien Sie hartnäckig. Lassen Sie es nicht zu, wenn er Ihr Gespräch
verschieben möchte. Legen Sie seine Termine so, dass er die Zeit für das
Abstimmungsgespräch hat. Weisen Sie ihn nachträglich darauf hin, falls er doch
gegen Ihre Abmachung verstoßen hat. Denn: Es gehören immer zwei dazu: Einer, der
es macht, und einer, der es mit sich machen lässt!

Tipp 3: Sorgen Sie für ein effektives Besprechungsmanagement

Stunde für Stunde schlagen Deutschlands Führungskräfte Zeit in Besprechungen
tot. Einige Sekretärinnen bekommen ihre Chefs kaum zu Gesicht, weil diese von
einer Besprechung in die nächste flitzen. Da fragt man sich: Wann erledigen
Deutschlands Chefs ihre Arbeit?

Wenn auch Ihr Chef kaum dazu kommt, seine Arbeit zu erledigen, und ständig im
Besprechungsstress ist, sorgen Sie dafür, dass er weniger Zeit in Meetings
verplempert.

Das können Sie zur Effizienz von Besprechungen beitragen:

1. Klären Sie bei Besprechungseinladungen mit ihm, ob er selbst teilnehmen
muss. In einigen Fällen führt gründliches Hinterfragen zu dem Ergebnis, dass ein
Stellvertreter hingeschickt werden kann.

2. Bereiten Sie Konferenzen, zu denen Sie selbst einladen, optimal vor:
Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Agenda, aus der alle zu besprechenden
Themen hervorgehen. Machen Sie in der Einladung klar, wer zu welchem Thema was
erzählen soll. Legen Sie Zeitlimits für die einzelnen Wortbeiträge fest.
Unterlagen für die Besprechung werden vorher an die Teilnehmer verteilt, damit
man sich während des Meetings nicht erst noch einlesen muss.

3. Sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, dass jede Besprechung einen
verantwortlichen Moderator benötigt, der darauf achtet, dass niemand sich in
stundenlanger Selbstdarstellung übt. Entweder über nimmt der Einladende, in
diesem Fall Ihr Chef, diese Rolle ­ oder Sie. Und warum nicht Sie? Schließlich
wächst man mit seinen Aufgaben. Sekretärinnen müssen ja nicht bis an ihr
Lebensende nur Protokoll führen, sondern sind in der Lage, auch andere Aufgaben
während einer Besprechung zu übernehmen.

4. Immer mehr Firmen verzichten bei internen Besprechungen auf Kaffee und
Gebäck. Kaffee trinken, Plätzchen essen, all das verleitet dazu, vom Thema
abzuschweifen und weniger konzentriert zu arbeiten, und dann sitzt man auch noch
so bequem. Machen Sie Ihrem Chef den Vorschlag, dass Kaffee nur noch für
Meetings mit Externen bereitgestellt wird. Und wer bei internen Treffen scharf
auf Kaffee ist, der kann sich seine Tasse ja mitbringen.

Beachten Sie: Die Abschaffung der ,,Kaffeekränzchen” spart
nicht nur Zeit, sondern auch Geld!

Führen Sie Besprechungen im Stehen ein

Sekretärinnen-Tipp: Sprechen Sie mit
Ihrem Chef über die Möglichkeit, einige Besprechungen an Stehtischen abzuhalten.
Da die meisten Menschen nicht wirklich lange stehen wollen, werden solche
Meetings garantiert nicht so lange dauern wie herkömmliche.

Tatsächlich haben Verhaltensforscher der University of Missouri eine Studie
durchgeführt, die diese These belegt. Sie ließen insgesamt 111 Testgruppen
Konferenzen im Sitzen und Stehen abhalten.

Das Ergebnis: Finden Konferenzen im Sitzen statt, dauern sie um gut ein
Drittel länger als solche ohne Stühle ­ ohne dabei bessere Ergebnisse zu
erzielen. Ganz im Gegenteil. Die stehenden Teilnehmer waren mit der Effizienz
und den Ergebnissen ihrer Treffen weitaus zufriedener.

Sicherlich empfiehlt sich dieser Tipp nicht für alle Besprechungen. Doch für
einige Beratungen mit ,,Internen” oder Lieferanten und Vertriebsleuten bietet
sich diese Alternative an. Gut verkaufen kann man die neue Besprechungsform nach
dem Motto ,,Schließlich sitzen wir alle genug den ganzen Tag”. Lassen Sie es auf
einen Test ankommen!

Tipp 4: Legen Sie eine Kürzel-Liste an ,,Bitte Rücksprache …”

Haben Sie einen Chef, der auf alles und jedes ein ,,R” kritzelt? Und dauert
es dann ewig, bis er Zeit hat, die Rücksprache mit Ihnen zu klären?

Und wenn Sie dann endlich Rücksprache halten können: Handelt es sich um eine
Kleinigkeit, die er gleich auf die Unterlage hätte schreiben können? Und Sie
hätten es schon längst erledigt?

Dieses Phänomen ist ganz einfach zu erklären. Versetzen Sie sich in Ihren
Chef: Hätten Sie Lust, vollständige Sätze wie ,,Bitte Termin mit Herrn xy
vereinbaren ­ so schnell wie möglich” aufzuschreiben? Erscheint es da nicht
verständlich, dass der Boss es vorzieht, nur ein kurzes ,,R” zu notieren, um
Ihnen den Wunsch persönlich zu erläutern?

Dass der Vorgang bis zur Rücksprachegelegenheit sozusagen ,,auf Eis gelegt”
ist und Sie nicht daran weiter arbeiten können, das berücksichtigt er natürlich
nicht.

Die folgende Empfehlung schafft Abhilfe. Damit Ihr Chef neben dem ,,R” für
Rücksprache und ,,WV” für Wiedervorlage noch andere Varianten hat, sich Ihnen
einfach, kurz und präzise mitzuteilen, können Sie nun eine Kürzel-Liste anlegen.
Hier einige Vorschläge:

A = Ablage
Af = Absage formulieren
B = Brief entwerfen
Fb = Flug
buchen
TTV = Telefontermin vereinbaren
TV = Termin vereinbaren
TVe =
Termin vereinbaren ­ extern (beim Gesprächspartner)
Zb = Zug buchen
Zf =
Zusage formulieren
TVi = Termin vereinbaren ­ intern (bei uns)
Ta =
Termin absagen

Tipp 5: Fertigen Sie eine Erledigt-Liste nach dem Urlaub an

Nach einem mehrwöchigen Urlaub oder einer längeren Geschäftsreise kämpfen
viele Chefs mit Unmengen von Post. Kein Wunder, dass da der eine oder andere
Vorgesetzte demotiviert an die Arbeit geht.

Als Sekretärin können Sie Ihrem Chef den Wiedereinstieg nach längerer
Abwesenheit wesentlich erleichtern.

Treffen Sie mit ihm die Vereinbarung, dass Sie so viel wie möglich während
seiner Abwesenheit an einen Stellvertreter oder andere Mitarbeiter delegieren.
Sie über wachen die delegierten Aufgaben, sodass Sie ihm nach seiner Rückkehr
Bericht erstatten können.

Sekretärinnen-Tipp: Legen Sie in Ihrem PC eine
Liste an, in der Sie alle anfallenden Projekte, Aufgaben sowie die Post, die
während der Abwesenheit Ihres Chefs eingeht, verwalten. Notieren Sie darin,
worum es sich handelt und was Sie damit gemacht haben.

Alles, was Sie nicht selbst erledigen oder weiterleiten konnten, legen Sie
Ihrem Chef nach seinem Urlaub vor. Vorgänge, die Ihren Chef interessieren, kann
er sich nach Durchsicht der Liste von Ihnen entweder vorlegen oder noch einmal
erläutern lassen.

Tipp 6: Bringen Sie Anrufer dazu, mit Ihnen zu sprechen

Einige Anrufer machen es einem wirklich schwer. Sie möchten unbedingt den
Chef sprechen. Dabei ist es Ihre Aufgabe, so viele Anrufe wie möglich selbst zu
beantworten, statt sie zum Chef durchzustellen.

Mit ,,Worum geht es?” versuchen die Sekretärinnen dieser Welt, ein paar
dürftige Informationen aus den Anrufern herauszubekommen. Leider lautet die
Antwort auf diese Frage häufig ,,Es ist privat” oder ,,Das müsste ich mit ihm
selbst besprechen”. Da wird die Chefentlastungskompetenz einer jeden Sekretärin
auf eine harte Probe gestellt.

Sekretärinnen-Tipp: Mit kleinen Varianten in der
Formulierung wirken Sie am Telefon kompetenter und bekommen aus Ihren Anrufern
ohne langes Hin und Her sofort heraus, worum es geht. Sie werden sehen, Sie
können Ihrem Chef so ab sofort noch mehr Arbeit abnehmen.

Erläuterung: Bei ,,Worum geht es?”, fühlt sich der
Anrufende kontrolliert und rückt nur ungern mit der Information heraus.
Formulieren Sie es deshalb etwas freundlicher, das erhöht die
Wahrscheinlichkeit, dass Sie überhaupt etwas erfahren.

Beachten Sie: Die schönste Frage nutzt ohne Lächeln
reichlich wenig. Seien Sie so freundlich wie möglich, wenn Sie den Anrufer nach
seinem Anliegen fragen. Das unterstützt Ihre Souveränität.

Erläuterung: ,,Das können …” hört sich nicht wirklich so an,
als seien Sie die richtige Ansprechpartnerin. Wenn Sie es sind, dann formulieren
Sie es so.

So nicht:
,,Worum geht es?”
Besser
so:
,,Sagen Sie mir gerade, worum es sich handelt?”

So nicht:
,,Das können Sie auch mit mir besprechen.”

Besser so:
,,Da bin ich Ihre richtige
Ansprechpartnerin.”

So nicht:
,,Kann ich Ihnen weiterhelfen?”

Besser so:
,,Was kann ich für Sie
tun?”

Erläuterung: Bei ,,Kann ich Ihnen weiterhelfen?”
liest der Gesprächspartner zwischen den Zeilen, dass Sie sich selbst nicht ganz
sicher sind, ob Sie behilflich sein können. Die anderen Formulierungen drücken
mehr Selbstsicherheit aus. Außerdem lassen Sie dem Anrufer von der Fragestellung
her kaum Spielraum bei der Antwort ­ er wird geradezu davon überzeugt, dass es
richtig ist, mit Ihnen zu sprechen.

Tipp 7: Organisieren Sie die Mails Ihres Chefs

Wie viele Mails erhält Ihr Chef täglich? Zu viele, als dass er sie selbst
alle bearbeiten sollte. Voraussetzung für eine gelungene Chefentlastung in
Sachen E-Mails ist natürlich, dass Sie Zugriff auf sein Postfach haben.

So managen Sie seine E-Mails:

1. Sichten und bearbeiten Sie seine E-Mails so weit wie möglich.

2. Was Sie bearbeitet haben und was erledigt ist, schieben Sie in einen
separaten Ordner, den Sie ,,Erledigt” nennen. Dann kann Ihr Chef, wenn er das
Verlangen hat, immer mal wieder reinsehen, was Sie alles für ihn erledigt haben.
So ist auch er auf dem Laufenden.

3. Setzen Sie die erledigten E-Mails für ihn auf ,,gelesen”. So weiß er
immer, wenn er nachschaut, was er sich schon angeschaut hat.

4. Was Sie nicht bearbeiten können, haben Sie zumindest gelesen und sind
somit informiert. Setzen Sie diese E-Mails für ihn auf ,,ungelesen”, damit er
sie nicht übersieht. Die unbearbeiteten bleiben in seinem Postfach. Lassen Sie
seinen Rechner so einrichten, dass Sie automatisch Kopien seiner versandten
E-Mails erhalten.

So sind Sie super informiert, und Ihr Chef ist topentlastet!

Kompetenzen im Sekretariat

Gehen Sie auf Nummer Sicher: Diese Kompetenzen benötigen Sie für Ihre
tägliche Arbeit im Sekretariat

Als Sekretärin/Assistentin sitzen Sie hin und wieder quasi zwischen den
Stühlen. Fragen wie „Darf ich das?“ oder „Fällt das in meinen Aufgabenbereich?“
kennen Sie bestimmt auch. Mit diesem Beitrag erfahren Sie, über welche
Kompetenzen Sie verfügen sollten, wie Sie sie eindeutig festlegen und was Sie
mit Ihrem Chef klären müssen, damit Sie immer auf der sicheren Seite sind.

Warum eindeutige Befugnisse für Sie als Sekretärin so wichtig sind

Damit
Sie Ihren Kompetenz- und Handlungsrahmen kennen, sollten Sie unbedingt dafür
sorgen, dass Ihre Aufgaben und Ihr Aufgabengebiet klar definiert sind. Falls
nicht, werden Sie häufiger unsicher sein, ob Sie bestimmte Dinge selbst
erledigen oder entscheiden dürfen. Beispiel: Um eine Palette
Kopierpapier bestellen zu können, benötigen Sie eine entsprechende
Einkaufsbefugnis von Ihrem Unternehmen. Das heißt, es muss schriftlich
festgelegt werden, bis zu welchem Wert Sie was einkaufen dürfen. Aufgaben und
Befugnisse müssen also im Einklang stehen. Nur so können Sie Ihren Chef
wirkungsvoll unterstützen.

Was Sie Ihrem Arbeitsvertrag und Ihrer Stellenbeschreibung entnehmen
können

In Ihrem Arbeitsvertrag sind vor allem Ihre Pflichten und Rechte gegenüber
Ihrem Arbeitgeber geregelt. Aber auch Ihre Aufgaben sollten präzisiert sein.

Häufig fehlen in Arbeitsverträgen genaue Tätigkeitsbeschreibungen. Die
Tätigkeitsbeschreibung wird oft allgemein formuliert, etwa so: „… wird als
Sekretärin eingestellt.“ In diesem Fall müssen Sie die für Ihren Beruf typischen
Aufgaben erledigen. Hinsichtlich Ihrer Kompetenzen hat diese Generalformulierung
wenig Aussagekraft. Häufig wird auf eine Stellenbeschreibung verwiesen.

„Die Tätigkeit richtet sich nach der diesen Vertrag ergänzenden
Stellenbeschreibung. Das Unternehmen behält sich deren Änderung und Ergänzung
nach betriebsorganisatorischen Erfordernissen vor.“ Ihrer aktuellen
Stellenbeschreibung können Sie neben Ihren Aufgaben auch Ihre Kompetenzen
entnehmen:

Chefsekretärin

Stelleninhaberin: Irmgard Herrmann
Fachbereich: Geschäftsführung Vertrieb

Bezeichnung der Stelle: Chefsekretärin
Vorgesetzter: Dr. Günther Glagow

Unterstellte Mitarbeiterinnen: Gerda Roth, Karin Schulze
Befugnisse:
Bankvollmacht: Anweisungsvollmacht bis 5.000 Euro
Postvollmacht:
Unterschrift mit dem Zusatz i.
A.

Sekretärinnen-Tipp: Gibt es in Ihrem
Unternehmen keine Stellenbeschreibungen, sollten Sie Ihren Chef auf deren
Wichtigkeit hinweisen. Machen Sie ihn auf die Vorteile aufmerksam: Je genauer
Ihre Stellenbeschreibung ausformuliert ist, desto eigenständiger können Sie
arbeiten! Einen gesetzlichen Anspruch auf eine Stellenbeschreibung haben Sie
allerdings nicht.

Sie erhalten keine Stellenbeschreibung und Ihr Arbeitsvertrag sagt nichts
über Ihre Aufgaben und Befugnisse aus? Klären Sie unbedingt mit Ihrem Chef, wozu
Sie bei Ihrer Arbeit berechtigt sind.

Beispiel: Dürfen Sie bestimmte Post selbstständig
bearbeiten,  etwa Absageschreiben an offensichtlich ungeeignete
Bewerber,  Lieferanten etc.?

So könnte Ihr Schreiben aussehen, das Sie am besten selbst vorbereiten:

Heidi Schönwald, Sekretärin Bereichsleitung Technik, ist mit folgenden  Kompetenzen ausgestattet:
Sie öffnet die gesamte Bereichsleitungspost, außer
die mit „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichneten Sendungen.
Sie kann  im Rahmen ihrer Tätigkeiten, wie zum Beispiel Reiseplanung,  Veranstaltungsorganisation und allgemeiner Organisation, bis 2.000 Euro alleine
mit „i. A.“ unterschreiben.

Welche Befugnisse sich aus Ihrer Tätigkeit ergeben

Möglicherweise sind in Ihrem Arbeitsvertrag Ihre Befugnisse(und deren
Grenzen) genauer festgeschrieben. Sind die von Ihnen zu leistenden
Sekretariatstätigkeiten in Ihrem Arbeitsvertrag bzw. Ihrer Stellenbeschreibung
genau aufgelistet, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihnen auch die
entsprechenden Kompetenzen zugebilligt worden  sind.

Beispiel: Enthält Ihre Tätigkeitsbeschreibung den Punkt
„Einkauf von Büromaterialien für die Abteilung“, dann sind Sie befugt, für Ihre
Firma selbstständig Bleistifte, Büropapier etc. einzukaufen. Der Einkauf von
Büromöbeln wäre hingegen nicht erfasst, da diese nicht unter den Begriff
„Büromaterialien“ fallen.

Ohne Erlaubnis handeln Sie als vollmachtlose Vertreterin

Sind Ihre Befugnisse weder in Ihrem Arbeitsvertrag noch in einer Stellenbeschreibung
niedergelegt und ist Ihr Chef auch nicht willens, für Ihren Arbeitsbereich einen
festen Kompetenzbereich schriftlich zu fixieren, kommen Sie in eine heikle Lage.

Sie müssten sich dann wegen jedes Bleistifts, den Sie bestellen wollen, die
ausdrückliche Zustimmung Ihres Chefs holen. Ohne diese Erlaubnis handeln Sie
grundsätzlich  als vollmachtlose Vertreterin.

Beispiel: Sie  kaufen ohne vorherige Erlaubnis Ihres Chefs eine neue Kaffeemaschine für Ihre Abteilung. Genehmigt Ihre Firma diesen Einkauf nicht, bleiben Sie auf der
Kaffeemaschine sitzen und müssen sie selbst bezahlen. Bei Vorgängen in Ihrem
Unternehmen, die schon länger von Ihnen ohne Beanstandung praktiziert werden,
dürfen Sie sich auf das Bestehen einer Duldungsvollmacht verlassen.
Beispiel: Wenn Sie mit Wissen Ihres Chefs selbstständig
Einkäufe für Ihre Abteilung erledigen, sind Sie auch ohne eine ausdrückliche
Vollmacht zu diesen Einkäufen befugt. Hierbei besteht lediglich bei
außergewöhnlichen oder unüblichen Sachverhalten die Gefahr, dass Sie in Haftung
genommen werden. In derartigen Fällen sollten Sie sich die ausdrückliche
Erlaubnis Ihres Chefs einholen. Beispiel: Gibt die alte,  einfache Kaffeemaschine den Geist auf, dürfen Sie mit Duldungsvollmacht eine  neue Maschine derselben Preiskategorie besorgen. Auf ein paar Euro kommt es  nicht an. Ein Luxusgerät in der Preiskategorie von 800 Euro dürfen Sie als  Ersatz für das defekte Gerät nicht eigenmächtig bestellen. Dieser Einkauf wäre  nicht von der Ihnen erteilten Duldungsvollmacht abgedeckt. Für diese
außergewöhnliche Besorgung benötigen Sie die ausdrückliche Genehmigung Ihres
Chefs.

Wann Sie sich Ihre Kompetenzen schriftlich bestätigen lassen
sollten

Beispiel Fortsetzung: Ihr Chef sagt Ihnen, dass Sie
die teure Luxuskaffeemaschine einkaufen können. Auf diese mündliche Erklärung
dürfen und sollten Sie vertrauen. Die mündliche Aussage Ihres Chefs sollte Ihnen
genügen. Wenn Sie nicht das Gefühl haben, dass das reicht, stimmt im Verhältnis
zu Ihrem Chef etwas Grundsätzliches nicht.

Fordern Sie Anweisungen schriftlich ein

Schriftliche Anweisungen sollten Sie dann einfordern, wenn es sich um sehr
komplizierte Sachverhalte handelt oder vermehrt Missverständnisse auftreten, die
Sie künftig nicht auf Ihre Kappe nehmen wollen.

Beispiel:
Ihr Chef gibt Ihnen in der Hektik des Alltags  laufend Anweisungen per Zuruf. Eines Tages weist er Sie an,  den  Urlaubsantrag von Herrn Huber zu genehmigen.
Später bestreitet Ihr Chef  seine Aussage. Er habe doch  gesagt, der Urlaub solle nicht genehmigt werden.

Sekretärinnen-Tipp: Bitten Sie Ihren Chef, wichtige  Anweisungen schriftlich, zum Beispiel per E-Mail, zu erteilen. Überzeugen können  Sie ihn mit dem Argument, dass sich so Missverständnisse leicht ausschließen  lassen. Lässt er sich nicht darauf ein, notieren Sie sich wichtige Anweisungen  inklusive des Datums, an dem Ihr Chef Sie mit der Sache beauftragt hat.

Und so könnten Sie Ihren Chef überzeugen:

„Herr Wichtig, es kommt schon mal vor, dass Sie einen Wunsch haben oder eine
Aufgabe delegieren und ich verstehe Sie anders, als Sie es haben wollten. Um
solche Missverständnisse auszuschließen, fände ich es sehr gut, wenn Sie mir
solche Anweisungen kurz per E-Mail schicken würden. Einfach nur, um sicher zu
gehen.“Ihre eigenen Notizen sind dann wichtig, falls Sie tatsächlich in
Beweisnot geraten. Angenommen, das Verhältnis zu Ihrem Chef verschlechtert sich
und er behauptet, er habe Ihnen bestimmte Dinge nicht so gesagt, wie Sie sie
verstanden haben. Mit Ihren Notizen können Sie einem (anderen) Vorgesetzten, der
Geschäftsführung und notfalls sogar einem Richter etwas vorlegen, was
glaubwürdiger ist als die bloßen Behauptungen Ihres Chefs.

Welche Vollmachten Sie in Ihrem Sekretariat benötigen

Postvollmacht
Sind Sie für den Posteingang zuständig,  benötigen Sie von Ihrer Firma eine Postvollmacht. Damit sind Sie offiziell  autorisiert, Postsendungen in Empfang zu nehmen.
In jeder Postfiliale  erhalten Sie vorgedruckte Formulare, mit denen Sie sich Ihre Postvollmacht  bestätigen lassen können. Alternativ können Sie eine Postvollmacht auch
auf  dem Firmenbriefpapier festhalten. In jedem Fall muss der Vordruck oder die
individuell erstellte Vollmacht von Ihnen und einem Vertretungsberechtigten
(Geschäftsführer, Prokurist) unterschrieben werden.

Der Vollmachttext muss sowohl Ihren Namen als auch den des  Postvollmachtgebers enthalten.

Formulierung Postvollmacht

„Ich, Klaus Möster, Geschäftsführer der Klaus Möster Bau GmbH, wohnhaft in …
bevollmächtige Frau Gudrun Schnabel, wohnhaft in … zum Empfang aller für die
Klaus Möster Bau GmbH bestimmter Postsendungen.“
Ort, Datum

Unterschrift Geschäftsführer Unterschrift Sekretärin

Postvermerk „Persönlich“/„Vertraulich“

Ein Schreiben mit dem Vermerk „Persönlich“ muss dem Empfänger nicht  eigenhändig zugestellt werden. Grundsätzlich sind Sie mit einer Postvollmacht  auch zum Empfang
solcher Briefe berechtigt.

Postvermerk „Eigenhändig“

Anders ist es, wenn es sich um eine Postsendung mit dem Zusatz „Eigenhändig“
handelt.

Damit der Postbote Ihnen in diesem Fall das Schreiben aushändigen darf,
benötigen Sie eine besondere schriftliche Vollmacht, die Sie ausdrücklich
berechtigt, als  „Eigenhändig“ gekennzeichnete Sendungen entgegenzunehmen.
Sie können Ihre Postvollmacht um diesen Hinweis erweitern:

Formulierung „Eigenhändig“

„Frau Gudrun Schnabel ist auch zum Empfang von eigenhändig mir
auszuhändigenden Sendungen bevollmächtigt.“

Postbearbeitungsbefugnis

Die grundsätzliche Befugnis, die eingehende Post zu bearbeiten, ergibt sich
aus Ihrer Aufgabenbeschreibung in Ihrem Arbeitsvertrag bzw. aus Ihrer
Stellenbeschreibung.

Klären Sie zuerst, wie Sie grundsätzlich mit der Post verfahren sollen:

Checkliste Postbearbeitungsbefugnis

Soll die gesamte  Eingangspost vorgelegt werden?
Soll nur die wichtige Post, insbesondere …,
vorgelegt werden?

Persönlich/Vertraulich:Welche Briefe Sie öffnen dürfen und welche nicht

Briefe, die mit „Privat“, „Persönlich“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet
sind, dürfen Sie ohne ausdrückliche Zustimmung, also ohne Vollmacht, nicht
vorsätzlich öffnen oder gar lesen.

Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa
1972/02) geurteilt, wie mit Posteingängen zu verfahren ist: Soweit die
Adresszeile keinen Vermerk „Persönlich“ oder „Vertraulich“ enthält, darf das
Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter
adressierte Post öffnen.

Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient,
eingehende Post mit dem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht
über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen und schon gar
nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer
Persönlichkeitsrechte.

Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb
eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch
einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere
Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet
werden.

Ist der Brief als Vertraulich/Persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung
der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar
strafrechtliche Maßnahmen  (§ 202 StGB) möglich sind.
Beachten Sie: In vielen Firmen ist es üblich, dass Briefe als persönlich
betrachtet werden, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. Dabei
handelt  es sich aber lediglich um interne Gepflogenheiten ohne rechtlichen
Hintergrund.

Sekretärinnen-Tipp: Sollten Sie in der Hektik des Alltags
doch einmal versehentlich einen als „Persönlich“ gekennzeichneten Brief öffnen,
gehen Sie so vor: Verschließen Sie den Brief umgehend wieder. Vermerken Sie auf
dem Umschlag „Versehentlich geöffnet“, und reichen Sie ihn dann erst weiter.
Wenn möglich, übergeben Sie dem Empfänger den Brief persönlich oder rufen ihn
kurz dazu an. Wichtig ist, dass diese Art der Handhabung im Unternehmen bekannt
gemacht und gelebt wird.

Bankvollmacht

Eine Bankvollmacht benötigen Sie immer dann, wenn Sie für
Ihre Firma Bargeld abholen oder Bankgeschäfte tätigen sollen.
Beispiel: Sie sollen die einbehaltene Lohnsteuer und den
Gesamtsozialversicherungsbeitrag der in Ihrer Firma beschäftigten Arbeitnehmer
an das Finanzamt beziehungsweise die Einzugsstellen der Krankenkassen
überweisen. Mit der Bankvollmacht werden Sie dazu bevollmächtigt. Fordern Sie
ein Bankvollmachtsformular bei Ihrer Geschäftsbank an, das Ihr Geschäftsführer
beziehungsweise ein Vertretungsberechtigter in Ihrem Unternehmen ausfüllt und an
die Bank schickt. In dem Formular wird festgelegt, wer mit wem unterschreibt
oder ob Sie allein unterschreiben dürfen. Wenn Sie noch nicht als
Unterschriftsbevollmächtigte bei der Bank bekannt sind, müssen Sie nur eine
Kopie Ihres Ausweises mitschicken. Die Vollmacht verbleibt bei der Bank. Eine
Kopie behalten Sie in Ihrem Unternehmen. Meist wird Ihre Bankberechtigung in der
Vollmacht genauer aufgeführt. Ihre Unterschrift ist im Regelfall nur zusammen
mit einer zweiten Unterschrift gültig, etwa der eines Prokuristen.

Anweisungsvollmacht

Damit Sie wissen, über welche Beträge Sie verfügen  dürfen, sollte ein Betrag festgelegt sein, zum Beispiel bis 1.000 Euro.

Korrespondenz, schwierige Briefe

13 Musterbriefe, die Ihnen schwierige Mitteilungen
erleichtern

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen für die Erledigung der Korrespondenz zuständig
sind, gehört es auch zu Ihren Aufgaben, schlechte oder unangenehme Nachrichten
zu übermitteln. Das ist unangenehm genug. Denn gerade bei schwierigen Briefen
kommt es auf den ‘guten Ton’ an. Schließlich möchte man den Adressaten ja nicht
bloßstellen, verärgern oder sogar beleidigen. Die für Sie zusammengestellten
Musterbriefe werden Ihnen helfen, auch schwierige Nachrichten angemessen und
stilvoll zu verfassen.

Firma informiert über Tod des Ansprechpartners

Sehr geehrter Herr Böhmer,
der Anlass meines Schreibens ist heute leider  ein trauriger, denn ich muss Sie davon unterrichten, dass Herr Märker in der
letzten Woche verstorben ist.

Sicherlich haben auch Sie Herrn Märker als zuverlässigen und kompetenten  Ansprechpartner kennengelernt.

Trotz der tiefen Betroffenheit in unserem Haus müssen die Geschäfte  weitergehen. Bitte wenden Sie sich zukünftig mit allen Fragen an Frau Heiber.
Sie verfügt über große Sachkenntnis und wird Ihnen mit Rat und Tat zur Seite  stehen. Schon in den nächsten Tagen wird Frau Heiber Sie anrufen.

Ich bin überzeugt davon, dass wir unsere erfolgreiche Geschäftsbeziehung im  Sinne des Verstorbenen weiterführen und ihn in bester Erinnerung behalten  werden.

Freundliche Grüße aus Hamburg

Bunte & Partner
Hans Bunte

Firma informiert über Erkrankung des Ansprechpartners

Lieber Herr John,

Ihr persönlicher Ansprechpartner in unserem Haus, Herr Klaus Merker, ist ab  Anfang Mai wieder für Sie da. Bis dahin erholt er sich in einer Kur von seiner  schweren Erkrankung.

Damit Sie auch in seiner Abwesenheit kompetent und umfassend beraten werden,  hat Herr Merker Herrn Peter Wietfeld mit der Wahrnehmung Ihrer Interessen  betraut.

Sie erreichen Herrn Wietfeld und der Telefonnummer 3824-763. Bitte zögern Sie  nicht, Ihn anzurufen, wenn Sie Fragen haben.

Herzliche Grüße aus Heidelberg
Auer GmbH & Co. KG

ppa. Birgit Auer

Birgit Auer

Sie beenden eine Geschäftsbeziehung

Sehr geehrter Herr Wagner,

nach mehreren Anläufen, eine positive Geschäftsbeziehung mit Ihrem Haus  aufzubauen, ist es mir nicht möglich, weiterhin mit Ihnen  zusammenzuarbeiten.

Gerade in der letzten Zeit haben mir unsere Unstimmigkeiten gezeigt, dass wir  einen Konsens hinsichtlich der Qualitätsanforderungen nicht finden können. Ich
habe mehrfach auf Schwierigkeiten in diesem Bereich hingewiesen und Sie über die  Reklamationen unserer Kunden unterrichtet. Das Versprechen, die Qualität
wesentlich zu verbessern, konnten Sie nicht halten.

Doch gerade die Qualität unserer Produkte zeichnet uns auf dem
internationalen Markt aus. Um diesen hohen Standard auch in Zukunft zu  gewährleisten, werde ich mich nach einem anderen Lieferanten umsehen.

Ich sehe mich gezwungen, die Geschäftsbeziehung zu beenden.

Freundliche Grüße

Alfons Baumgart KG

Alfons Baumgart

Mitarbeiter entschuldigt sich für eine Beleidigung

Sehr geehrte Frau Gerdes,

mein Verhalten Ihnen gegenüber während unseres Telefonats vom vergangenen  Donnerstag ließ jeden Respekt vermissen. Bitte entschuldigen Sie diesen groben  Ausrutscher.

Seit mehreren Wochen bin ich mit diesem Projekt beschäftigt und habe all  meine Energie und Kraft in die Realisation gesteckt. Vermutlich ist mir dabei  der Blick für Fakten bhanden gekommen. Nur so lässt es sich erklären, dass ich  Sie persönlich für die aufgetretenen Schwierigkeiten verantwortlich machen
konnte.

Ich werde mich in Zukunft wieder um eine objektive Beurteilung der Dinge  bemühen und haltlose Beschuldigungen unterlassen.

Entschuldigende Grüße

Berger GmbH & Co

i. A. Volker Kleine

Volker Kleine

Firma informiert über neuen Ansprechpartner

Sehr geehrter Herr Graf,

da Ihre bisherige Kontaktperson, Herr Grebe, uns zum 31. Juli 20.. verlassen  wird, stelle ich Ihnen heute Ihren neuen Ansprechpartner vor.

Ab dem 1. August wird Herr Gerd Claas Ihr persönlicher Ansprechpartner sein.  Schon in der nächsten Woche wird er Sie anrufen, um einen Termin für ein  persönliches Gespräch zu vereinbaren.

Wir haben mit Herrn Claas einen sehr kompetenten Mitarbeiter gewonnen. Er  verfügt über ausgezeichnete Fachkenntnisse und wird Sie zuverlässig betreuen, da  bin ich sicher.

Auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit freut sich

Blanke Maschinenbau

Konrad Blanke

Geschäftsführer

Ankündigung einer Preiserhöhung

Sehr geehrter Herr Siebert,

bestimmt haben auch Sie mit Besorgnis die letzten Entwicklungen auf dem  internationalen Stahlmarkt verfolgt.

Seit gestern haben wir die Gewissheit, dass die Stahlpreise ab dem 15. Mai um  15 % erhöht werden.

Alle Bemühungen, einen günstigeren Lieferanten zu finden, scheiterten  letztendlich an den hohen Qualitätsanforderungen, die wir stellen, um unseren  Kunden den gewohnt hohen Standard zu gewährleisten.

Trotz aller Kostensenkungen auf unserer Seite müssen wir aus diesem Grund  eine Preiserhöhung von 10 % an Sie weitergeben; Stichtag ist der 15. Mai 20..
.

Bitte geben Sie uns bald wieder Gelegenheit, Ihre Aufträge zu erfüllen. Wir  würden uns freuen, auch in schweren Zeiten einen treuen Kunden wie Sie  zufriedenstellen zu können.

Freundliche Grüße nach München

Stahlbau Hiller

ppa. Stefan Moss

Stefan Moss
Leiter Einkauf Rohstoffe

Mahnung, weil Vereinbarung nicht eingehalten wurde – besonders für kleine,
inhabergeführte Unternehmen geeignet

Sehr geehrter Herr Seibold,

mit diesem Zitat beendeten Sie unser Gespräch am 4. Januar 2006, als es darum  ging, den sich angestauten  Zahlungsrückstand abzubauen.

Zwei Monate liegt unser Gespräch mittlerweile zurück, und leider haben Sie  Ihr Wort nicht gehalten. Dass ich enttäuscht bin, muss ich nicht betonen. Dass  kleinen Unternehmen wie meinem, große Außenstände wehtun, das wissen Sie.

Möglicherweise handelt es sich um ein Versehen, denn bisher habe ich Sie als  ehrlichen und fairen Geschäftspartner kennengelernt.

Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag, und stehen Sie zu Ihrem Wort.

Ich zähle auf Sie.

Mit freundlichen Grüßen

Lübbert Sanitär GmbH

Christian Lübbert

Reklamation wegen schlechtem Service

Sehr geehrter Herr Bluhm,

wo Menschen miteinander arbeiten, passieren Fehler. Aber was uns und unseren  Gästen bei der Tagung unseres Unternehmens in Ihrem Hotel widerfahren ist, kann  ich nicht kommentarlos hinnehmen.

Ihr Hotel hat sich große Mühe gegeben, den Zuschlag für diese wichtige
Veranstaltung zu bekommen. Bei der Realisierung der vielen Versprechen hat es  dann aber erheblich gemangelt.

Nicht nur, dass die Tagungsräume nicht Ihren Ausführungen entsprachen, auch  das Essen während der Kaffeepausen und das Mittagsmenü ließen an Qualität sehr  zu wünschen übrig. Jede kleine Bitte an Ihr Servicepersonal wurde erst nach
mehrmaligen Erinnerungen erfüllt. Der Ton des Personals war sehr unhöflich.

Bitte geben Sie uns für unsere nächste Veranstaltung in sechs Wochen einen  anderen Raum. Wichtig wäre mir auch, dass Sie bei Mittagessen und Pausensnack  besonderen Wert auf Qualität legen. Halten Sie bitte auch Ihr Personal an, die  Wünsche der Gäste schnell und freundlich zu erfüllen.

Ich würde mich sehr freuen, wenn die kommende Veranstaltung in jeder Hinsicht  ein Erfolg würde und es Ihnen gelingt, den gewonnen Eindruck zu korrigieren.  Sollte das nicht gelingen, werde ich die restlichen Veranstaltungen des Jahres
20.. in einem anderen Tagungshotel durchführen.

Freundliche Grüße nach Baden-Baden

Mannheimer KG

i. A. Gerlinde Müting

Gerlinde Müting

Tagungsorganisation

Unterlagen verloren

Sehr geehrter Herr Brühl,

wie Sie wissen, legen wir im Umgang mit unseren Kunden großen Wert auf  Diskretion und Sicherheit im Umgang mit persönlichen Daten.

In Ihrem Falle haben wir es wohl etwas übertrieben: Wir haben Ihr Schreiben  versehentlich schon vor der Beantwortung in den Aktenvernichter gegeben.

Bitte entschuldigen Sie diesen nicht perfekten Ablauf. Sind Sie so nett, und  faxen Sie mir die Anfrage nochmals zu, damit Sie unser Angebot schnell auf dem  Tisch haben?

Ich verspreche Ihnen, Ihre Anfrage so zu beantworten, wie Sie es aus unserem  Haus gewohnt sind ­ schnell und kompetent.

Freundliche Grüße erreichen Sie aus Hamburg

Maurer, Böhmer & Partner
Unternehmensberatung

i. V. Doris Bahr

Doris Bahr

Ersatz für falsches Produkt geliefert

Sehr geehrter Herr Beumer,

bei Ihrem Auftrag ist nicht alles so glatt gelaufen, wie Sie es sich
sicherlich vorgestellt haben. Die Lieferung letzte Woche hätte natürlich die  bestellten Kugelschreiber und Feuerzeuge enthalten sollen. Bitte entschuldigen  Sie das Versehen.

Die bestellten Artikel sind bereits an Sie unterwegs; das Paket ist Ihnen  möglicherweise bereits sogar schon per Kurierdienst zugegangen. Falls nicht,  erreicht es Sie in den nächsten Tagen.

Betrachten Sie die Kugelschreiber als Gratislieferung. Sollten Sie gar keine  Verwendung dafür haben, schicken Sie sie einfach unfrei an uns zurück.

Die korrekte Zusammenstellung der nächsten Lieferung an Sie werde ich  persönlich kontrollieren.

Freundliche Grüßen

Hartmann Werbemittel KG

i. A. Rüdiger Sauer

Rüdiger Sauer
Kundenservice

Zu geringen Preis berechnet

Gut für Sie schlecht für uns

Sehr geehrte Frau Brauer,

wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, ist uns bei der Berechnung der  gelieferten Ware ein Fehler unterlaufen.

Irrtümlich wurde Ihnen ein zu geringer Preis berechnet.

Bitte entschuldigen Sie das Versehen und vernichten Sie einfach die  vorliegende Rechnung. Die korrigierte Ausführung habe ich Ihnen heute  mitgeschickt.

Sonnige Grüße

Blum & Co.

i. A. Sabine Richter

Sabine Richter
Buchhaltung

Liefertermin kann nicht eingehalten werden

Vorab per Fax

Sehr geehrte Frau Bittner,

nun klappt es doch nicht mit der Lieferung in der 35. KW. Diese Nachricht  erhielt ich gerade von unserem Produktionsleiter, Herrn Neumann. Eine wichtige  Maschine ist gerade für eine längere Reparatur ausgefallen.

Da ich weiß, wie wichtig die Einhaltung dieses Termins für Sie ist, würde ich  gern zu einem persönlichen Gespräch zu Ihnen kommen. Sinn und Zweck: Vorstellung  von Alternativen, damit Ihre Produktion sichergestellt ist.

Hätten sie noch in dieser Woche Zeit für mich? Ich richte mich ganz nach  Ihnen. Meine Sekretärin, Ute Richter wird sich am 2. April mit Ihnen,  beziehungsweise Ihrem Sekretariat in Verbindung setzen, um einen Termin  abzustimmen.

Freundliche Grüße

Lanzer GmbH

ppa. Markus Kronberg

Markus Kronberg

Artikel nicht mehr lieferbar

Liebe Frau Urban,

ich weiß, dass Sie fest mit der Auslieferung der Ware gerechnet hatten.

Soeben hat mir die Produktion mitgeteilt, dass genau dieser Artikel
vergriffen und ab sofort nicht mehr lieferbar ist.

Unser Kundenservice wird sich noch in dieser Woche mit Ihnen in Verbindung  setzen und Ihnen einen Alternativ-Vorschlag machen.

Es wäre schön, wenn Sie uns als Kundin treu bleiben würden. Wir werden alles  dafür tun.

Wenn sich schon vorher Fragen ergeben, zögern Sie bitte nicht, mich  anzurufen: 069 3827-1234.

Freundliche Grüße

Möbel Hecke

i. A. Tanja Rose

Tanja Rose

Arbeitszeugnisse leicht gemacht

Arbeitszeugnisse zu schreiben, gehört mit Sicherheit zu den schwierigeren
Aufgaben im Sekretariat. Mit einem Zeugnis entscheiden Sie mit über den weiteren
Werdegang eines Mitarbeiters. Auf Ihnen lastet also eine große Verantwortung.
Damit Sie dieser Verantwortung gerecht werden, finden Sie in diesem Beitrag 100
aktuelle Musterformulierungen und Geheimcodes der Personalchefs, mit denen Sie
in Zukunft Arbeitszeugnisse sicher und fachlich korrekt erstellen.

Die Bedeutung eines Arbeitszeugnisses

Ein Mitarbeiter scheidet aus und bittet um ein Zeugnis. Am liebsten wäre
Ihnen ein von ihm vorgefertigter Entwurf – eine durchaus übliche Verfahrensweise
in vielen Unternehmen.

Doch leider müssen Sie und/oder Ihr Chef in den sauren Apfel beißen und seine
Leistungen aus der Sicht des Vorgesetzten beurteilen. Warum ist es so schwierig,
ein Arbeitszeugnis zu formulieren? Mit einem guten oder schlechten Zeugnis
entscheiden Sie mit über den weiteren beruflichen Werdegang eines Mitarbeiters.
Fällt das Zeugnis besonders gut aus, hat er gute Chancen bei der Stellensuche.
Mit einem schlechten Zeugnis hingegen können Sie ihm seinen weiteren Berufsweg
gründlich erschweren.

Auf Ihnen lastet also eine große Verantwortung. Dieser Beitrag hilft Ihnen,
dieser Verantwortung gerecht zu werden und Arbeitszeugnisse in Zukunft sicher zu
formulieren. Sie werden Mitarbeiter nicht mehr durch ungeschickte Formulierungen
benachteiligen oder ihnen zu gute, ihren Leistungen nicht entsprechende,
Zeugnisse ausstellen.

Woran Sie immer denken sollten: Auch das Zeugnis eines Mitarbeiters ist
ebenso Visitenkarte Ihres Unternehmens wie jegliche Korrespondenz, die Sie
führen. Deshalb: Je systematischer, sauberer und präziser Sie das Zeugnis
ausstellen, desto besser verkaufen Sie das Image Ihres Unternehmens. Es lohnt
sich also, auch im Interesse Ihres Unternehmens, bei der Zeugnisausstellung
größten Wert auf sorgfältige Formulierungen und inhaltliche Richtigkeit zu
legen.

Was Sie über die Rechtsgrundlagen wissen sollten

Scheidet ein Mitarbeiter aus – egal aus welchem Grund –, hat er nach § 630
BGB Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis.

Allerdings ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, unaufgefordert ein Zeugnis
auszustellen; der ausscheidende Mitarbeiter muss sein Zeugnis ausdrücklich
verlangen. In der Regel sollten Sie ohne ausdrückliches Verlangen des
Mitarbeiters aktiv werden und ein Zeugnis aufsetzen.

• Der Arbeitgeber ist schadenersatzpflichtig, wenn er es unterlässt, ein
  Zeugnis auszustellen oder dies verspätet tut. Allerdings nur dann, wenn der
  Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er dadurch keine oder eine schlechtere
  Arbeitsstelle erhalten hat.
• Der Anspruch auf ein Zeugnis verjährt erst nach 30 Jahren. Beachten Sie
  aber: Ein qualifiziertes Zeugnis (lesen Sie auf Seite 005 nach, was ein
  qualifiziertes Zeugnis genau ist) kann dann nicht mehr verlangt werden, wenn der
  Arbeitgeber sich nicht mehr an den Arbeitnehmer erinnern kann.
• Ein einfaches Zeugnis kann dagegen so lange verlangt werden, wie die
  Unterlagen über Art und Dauer der Beschäftigung im normalen Geschäftsbetrieb
  aufbewahrt werden.

Verschiedene Zeugnisarten

Nicht immer müssen Sie, wenn ein Arbeitnehmer ein Zeugnis verlangt,
ausführliche Texte verfassen, denn es gibt unterschiedliche Zeugnisarten.

Einfaches Zeugnis oder Arbeitsbescheinigung

Das einfache Zeugnis wird auch Arbeitsbescheinigung genannt und dann von
einem Arbeitnehmer verlangt, wenn er damit rechnet, negativ beurteilt zu werden.
Zukünftige Arbeitgeber deuten deshalb die bloße Arbeitsbescheinigung, die
keinerlei Wertung der Arbeitsleistung enthält, häufig als negativ.

War der Mitarbeiter nur kurz im Unternehmen beschäftigt, sodass der
Arbeitgeber oder der Vorgesetzte die Leistungen des Mitarbeiters gar nicht
beurteilen können, kann ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung ausgestellt werden.
Dies ist z. B. dann der Fall, wenn das Arbeitsverhältnis innerhalb der Probezeit
oder nach einer kurzen Aushilfstätigkeit endet. Auch wenn der Beschäftigte keine
qualifizierte, sondern eine sehr einfache Arbeit verrichtet hat, ist ein
ausführliches Zeugnis häufig nicht möglich.

Ein einfaches Zeugnis muss enthalten:

• Namen und Geburtsdatum des Mitarbeiters
• Art der Beschäftigung (z. B. als Schreibkraft
• Dauer der Beschäftigung (Beginn und Ende mit Tag, Monat, Jahr)
• Schreiben Sie auf Firmenbriefbogen oder neutralem Papier.
• Wenn Sie einen einfachen Briefbogen verwenden, gehört der Firmenstempel als
  Beweis für die Originalität des Zeugnisses dazu.
• Ein Zeugnis muss ein Datum tragen. Das Ausstellungsdatum ist immer das
  Datum, an dem das Arbeitsverhältnis endet.
• Ein Vorgesetzter muss das Dokument unterschreiben.
• Das Zeugnis sollte einwandfrei sein, also ohne Tipp- oder Rechtschreibfehler
  oder gar Flecken.

Beachten Sie: Ein einfaches Zeugnis müssen Sie auch dann ausstellen, wenn der
Mitarbeiter nur wenige Tage im Unternehmen beschäftigt war. Auch hier müssen Sie
seine wesentlichen Aufgaben nennen.

Beispiel für ein einfaches Zeugnis:

Frau Gerda Emsig, geboren am 11. November 1960 in Erkelenz, war vom 1.
Januar 20.. bis 29. Februar 20.. in unserem Unternehmen als Sekretärin des
Geschäftsführers beschäftigt. Während ihrer Tätigkeit für uns hatte sie folgende
Aufgaben:

– Abwicklung der Korrespondenz nach Diktat oder Stichwörtern
– Erstellung von Präsentationen
– Organisation von Besprechungen und Konferenzen
– Besucherempfang und -betreuung

Unterschrift Münster, 29. Februar 20..

Das qualifizierte Zeugnis

Die Voraussetzung, dass ein Mitarbeiter ein qualifiziertes Zeugnis erhält,
ist, dass er so lange im Unternehmen beschäftigt war, dass fundierte Aussagen
über seine Leistungen gemacht werden können. Neben den Formalitäten für ein
einfaches Zeugnis müssen Sie für ein qualifiziertes Zeugnis weitere Richtlinien
berücksichtigen.

Dies muss ein qualifiziertes Zeugnis enthalten:

• Überschrift Zeugnis (bei Zwischenzeugnissen „Zwischenzeugnis“)
• Vollständige Angaben zur Person: Vorname, Name, Geburtsname, Geburtsort und -tag (falls Sie mögen auch Adresse)
• Akademische Titel (Dr., Dipl.-Ing.)
• Hierarchische Titel (Direktor, Prokurist)
• Dauer des Beschäftigungsverhältnisses; Daten, Beginn und Ende
• Beschäftigt als …
• Beschreibung der Tätigkeiten des Arbeitnehmers
• Angaben über Entwicklung oder Aufstieg
• Wahrheitsgemäße Gesamtbewertung der Leistung
• Nachprüfbare Bewertung von Leistung und Führung
• Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Zum Abschluss Wünsche des Arbeitgebers für die Zukunft

Die oben vorgegebene Reihenfolge hat sich beim Aufsetzen eines Zeugnisses in
der Praxis bewährt. Und wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, ist es für Sie
einfacher, fertig gestellte Zeugnisse auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Beachten Sie: Sollten Sie einmal in die Situation geraten, ein Zeugnis
korrigieren zu müssen – oft ist solchen Änderungen ein Arbeitsgerichtsprozess
vorausgegangen –, setzen Sie als Ausstellungsdatum wieder das „alte“ Datum ein
und nicht das tatsächliche, an dem Sie das Zeugnis neu ausstellen.

Beachten Sie zusätzlich:

1. Ein Zeugnis muss wohlwollend sein

Selbst Negatives müssen Sie demnach positiv ausdrücken. Aber gerade diese
Regelung macht das Aufsetzen eines Zeugnisses mitunter so schwierig. Ist ein
Mitarbeiter beispielsweise regelmäßig zu spät zur Arbeit erschienen, können Sie
dies nicht in das Zeugnis schreiben.

Nicht so:
Herr Schröder war fast nie pünktlich und kam
regelmäßig zehn Minuten zu spät zur Arbeit.

Sondern so:
Herr Schröder hat versucht, immer pünktlich
zur Arbeit zu erscheinen.

Oder:
Herr Schröder bemühte sich, immer pünktlich zu sein.
Auch der wenig geübte Zeugnisleser erkennt sofort, dass Herr Schröder
ein notorischer Zuspätkommer ist.

Sie müssen ein Zeugnis für einen sehr geschwätzigen Mitarbeiter ausstellen,
der ständig private Telefonate führte und Kollegen von der Arbeit abhielt.

Nicht so:
Herr Meier führte während der Arbeitszeit
ständig private Telefonate. Auch lenkte er Kollegen durch lange Privatgespräche
von der Arbeit ab.

Sondern so:
Seine umfangreiche Bildung machte ihn stets
zu einem gefragten Gesprächspartner.

Das sollte nicht im Zeugnis stehen:

• Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit (verleitet den Leser zu
  Misstrauen und Fehldeutungen)
• Krankheiten (außer, sie verhindern eine weitere Berufsausübung)
• Betriebsratsaktivitäten
• Parteizugehörigkeit
• Straftaten – soweit sie nicht im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis
  stehen, beispielsweise Betrug oder Urkundenfälschung bei Kassiererinnen oder
  Bankangestellten

2. Wahrheitsgemäße Gesamtbewertung

Unter einer wahrheitsgemäßen Gesamtbewertung versteht man nicht nur, dass die
Angaben im Zeugnis wahr sein müssen, sondern auch, dass einmalige Vorfälle, die
für den Mitarbeiter nicht typisch sind, nicht in das Zeugnis aufgenommen werden
dürfen. Dabei ist es egal, ob es sich um positive oder negative Begebenheiten
handelt. Wenn das Zeugnis falsche Angaben enthält, kann der Arbeitgeber Dritten
gegenüber haften, wenn diesen daraus Schäden erwachsen.

Zum Beispiel: Ein Unternehmen stellt einen Bewerber aufgrund eines guten
Zeugnisses ein. Bringt der Bewerber die Qualifikationen, die im Zeugnis positiv
hervorgehoben werden, überhaupt nicht mit, kann dieses Unternehmen den
Zeugnisaussteller haftbar machen, wenn ihm Schäden durch das falsche Zeugnis
entstanden sind.

3. Vollständige Angaben

Die Angaben über das Tätigkeitsgebiet des Arbeitnehmers müssen vollständig
sein, damit der neue Arbeitgeber eine genaue Vorstellung von den Fähigkeiten und
Kenntnissen seines neuen Mitarbeiters erhält. Am einfachsten und für Sie am
sichersten ist es, wenn Sie den Arbeitnehmer bitten, Ihnen eine Liste der
Tätigkeiten zu erstellen, die zu seinem Aufgabengebiet gehörten. Stimmen Sie
diese mit seinem direkten Vorgesetzten ab, denn Sie wissen, alle Angaben müssen
der Wahrheit entsprechen.

4. Geheimcodes

Geheimcodes sind nicht erlaubt. Allerdings kommen sie trotz dieses Verbots
immer wieder zur Anwendung. Eine Auflistung von Geheimcodes, die unter
Personalchefs schon lange kein Geheimnis mehr sind, finden Sie ab Seite 017.

Zwischenzeugnis

Der Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ist nicht gesetzlich geregelt, jedoch in
manchen Tarifverträgen verankert. Wenn ein Mitarbeiter ein Zwischenzeugnis
verlangt, kann dies für den Vorgesetzten oder die Personalabteilung auf einen
beabsichtigten Stellenwechsel hinweisen, muss aber nicht.

Es gibt wichtige Gründe, die ein Arbeitnehmer angeben kann, um ein
Zwischenzeugnis zu erhalten:

• Sie oder er wird innerhalb des Betriebs versetzt und wünscht eine
  Beurteilung seiner bisherigen Tätigkeit.
• Der Mitarbeiter erhält einen neuen Vorgesetzten.
• Der Beschäftigte muss zur Anmeldung an einer Fortbildungsmaßnahme ein
  Zwischenzeugnis vorlegen.

Um Ihnen bei der Abfassung des Zeugnisses die Arbeit zu erleichtern, hier
eine Übersicht mit über 100 Formulierungsvorschlägen.

Formulierungsvorschläge für ausgezeichnete bis schlechte Beurteilungen der Arbeitsleistung

Ausgezeichnet
Wir waren mit seinen Leistungen in jeder Hinsicht außergewöhnlich zufrieden.
Wir waren mit ihren Leistungen stets außerordentlich zufrieden.
Ihre Leistungen haben in jeder Hinsicht unsere vollste Anerkennung gefunden.
Während seiner Tätigkeit in unserem Hause war Herr Müller hoch motiviert und identifizierte sich stets mit seinen Aufgaben und  dem Unternehmen.

Sehr gut
Er hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.
Wir waren mit ihren Leistungen stets sehr zufrieden.
Wir waren mit seinem Fleiß und seiner Leistung in jeder Hinsicht zufrieden (für gewerbliche Mitarbeiter).
Seine Leistungen haben unsere vollste Anerkennung gefunden.
Ihre Leistungen waren sehr gut.

Er hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht und in allerbester Weise
entsprochen.

Gut
Er hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.
Wir waren während der gesamten Beschäftigungszeit mit ihren Leistungen voll und ganz zufrieden.
Sie hat unseren Erwartungen in bester Weise entsprochen.
Wir waren mit seinem Fleiß und seiner Leistung stets zufrieden (gewerblich).
Seine Leistungen waren gut.

Befriedigend
Sie hat unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.
Sie hat jederzeit zufrieden stellend gearbeitet.

Während seiner Tätigkeit in unserem Hause zeigte er Eigeninitiative.

Ausreichend
Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit und mit Interesse erledigt.
Mit seinen Leistungen waren wir zufrieden.
Sie hat unseren Erwartungen stets entsprochen.
Wir waren mit Frau Meyer zufrieden.

Mangelhaft
Sie hat die ihr übertragenen Arbeiten im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.
Ihr Leistungen haben unseren Erwartungen entsprochen.
Er hat unseren Erwartungen entsprochen.

Ungenügend
Sie hat sich bemüht, die ihr übertragenen Arbeiten zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.
Sie erfasste das Wesentliche und bemühte sich um sinnvolle Lösungen.
Sie setzte sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten/Fähigkeiten ein.

Formulierungsvorschläge für ausgezeichnete bis schlechte Beurteilungen des Arbeitserfolgs

Sehr gut
Er fand und realisierte stets sehr gute, kostengünstige Lösungen.
Herr Müller zeigte stets eine weit überdurchschnittliche Arbeitsqualität.
Aufgrund ihrer umsichtigen und effizienten Arbeitsweise erbrachte sie auch in Ausnahmesituationen eine ausgezeichnete Leistung.

Gut
Frau Meyer zeigte stets eine überdurchschnittliche Arbeitsqualität.
Aufgrund seiner umsichtigen und effizienten Arbeitsweise erbrachte er auch in Ausnahmesituationen stets gute Leistungen.
Er arbeitete selbstständig nach klarer durchdachter Planung und erzielte stets gute
Lösungen.

Befriedigend
Frau Meyer fand stets gute Lösungen.
Die Arbeitsqualität von Herrn Müller war stets gut.
Sie arbeitete planvoll, zweckgerecht und übersichtlich.

Ausreichend
Sie zeigte stets eine zufrieden stellende Arbeitsqualität.
Die Arbeitsqualität und Ausführung entsprach unseren
Erwartungen.

Mangelhaft
Die Arbeitsqualität entsprach im allgemeinen den Erwartungen.
Frau Meyer arbeitete im Allgemeinen sorgfältig und zufrieden stellend.
Er hat schnell das Wesentliche erfasst und nach praktikablen Lösungen gesucht.

Ungenügend
Sie bemühte sich um sinnvolle Lösungen.

Formulierungsvorschläge für ausgezeichnete bis schlechte Beurteilungen der Arbeitsweise

Sehr gut
Seine Aufgaben erledigte er stets mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit.
Die Arbeitsweise von Herrn Müller ist geprägt von Zielstrebigkeit, Systematik, Verantwortungs- und Kostenbewusstsein.

Sie war äußerst pflichtbewusst, zuverlässig und verschwiegen.
Frau Meyer arbeitete stets sehr konzentriert und zielgerichtet.

Gut
Seine Aufgaben erledigte er stets mit großer Sorgfalt und Genauigkeit.
Sie stellte sich auf neue Aufgaben sehr gut ein und zeigte stets großes persönliches Engagement und Verantwortungsbewusstsein.

Im Rahmen ihrer Tätigkeit hat Frau Meyer ihre Arbeiten selbständig und mit
einem großen Maß an Eigeninitiative durchgeführt.

Befriedigend
Frau Meyer zeichnet sich durch eine gute Arbeitsweise aus.
Seine Aufgaben erledigte er stets mit Sorgfalt und Genauigkeit.

Ausreichend
Herr Müller erledigte seine Aufgaben korrekt, termingerecht und zufrieden stellend.
Ihre Aufgaben erledigte sie im Allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit.

Mangelhaft
Sie erledigte alle Aufgaben mit der ihr  eigenen Sorgfalt.
Sie war stets um eine sorgfältige Arbeitsweise bemüht.

Besonders hervorzuheben ist, dass Herr Müller seinen Aufgaben stets korrekt
und pünktlich nachgekommen ist.

Ungenügend
Sie bemühte sich, ihre Aufgaben mit Sorgfalt zu erledigen.

Formulierungsvorschläge für ausgezeichnete bis schlechte Beurteilungen des Verhaltens

Sehr gut
Sein Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets einwandfrei/vorbildlich.
Ihr aufgeschlossenes, freundliches und hilfsbereites Wesen brachte Frau Meyer gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern
allseits Anerkennung und große Wertschätzung.

Gut
Ihr Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war einwandfrei/vorbildlich.
Bei Kundenkontakt: Sein Verhalten zu Kunden, Mitarbeitern und Vorgesetzten war korrekt.

Befriedigend
Ihr Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war gut.

Ausreichend
Ihr Verhalten zu Vorgesetzten und Mitarbeitern war befriedigend.

Mangelhaft
Sein Verhalten im Dienst war angemessen. Ihr Verhalten war ordnungsgemäß.

Ungenügend
Sie war stets um ein gutes Verhältnis zu Kollegen und Vorgesetzten bemüht.
Keine Aussage zum Verhalten.

Beachten Sie: Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten wird
immer zuerst genannt. Eine Positionsänderung hat auf erfahrene Zeugnisleser eine Warnfunktion.

Formulierungsvorschläge für ausgezeichnete bis schlechte Abschlussformulierungen

Der Arbeitnehmer hat gekündigt

Sehr gut
Frau Meyer verlässt uns heute auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihren Fortgang sehr und wünschen ihr für ihren weiteren beruflichen und privaten Lebensweg alles Gute.

Herr Müller verlässt uns zum 1. März 20.. auf eigenen Wunsch. Wir bedauern
seinen Fortgang sehr und wünschen ihm alles Gute. Im Rahmen unserer
Möglichkeiten würden wir Herrn Müller jederzeit wieder einstellen.

Für seinen weiteren Berufsweg wünschen wir Herrn Müller weiterhin viel Glück
und Erfolg und danken ihm für die jahrelange, erfolgreiche und loyale
Zusammenarbeit.

Gut
Sie scheidet mit Wirkung vom 1. März 20.. aus unserem Unternehmen aus, um sich beruflich zu verbessern. Wir bedauern ihr Ausscheiden und wünschen Frau Meyer für ihren weiteren Berufsweg alles Gute.

Befriedigend bis ausreichend
Frau Meyer verlässt uns heute auf eigenen Wunsch. Wir wünschen ihr für die Zukunft alles Gute.

Mangelhaft bis ungenügend
Sie verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch.

Abschlussformulierungen/ bei einvernehmlicher Trennung

Das Arbeitsverhältnis endet im besten beiderseitigen Einvernehmen am 31. März
20.. .

Das Arbeitsverhältnis endet im beiderseitigen besten Einvernehmen mit dem
heutigen Tage.

bei Aufhebung im gegenseitigen Einvernehmen auf Initiative des
Arbeitgebers

Wir haben uns von Frau Meyer einvernehmlich getrennt.

Die Zusammenarbeit endet im gegenseitigen Einvernehmen zum 31. März 20.. .

Der Arbeitsvertrag vom 1. November 1992 wurde durch eine Aufhebungsvereinbarung zum 31. März 20.. im gegenseitigen Einvernehmen beendet.

bei fristgemäßer Kündigung durch den Arbeitgeber

Das Arbeitsverhältnis endet durch unsere fristgemäße Kündigung am 31. März
20.. .

Mit Wirkung vom 31. März 20.. haben wir das Arbeitsverhältnis fristgerecht
gekündigt.

bei Kündigung aus betriebsbedingten Gründen

Aufgrund der Umstrukturierung unseres Unternehmens musste auch Personal
abgebaut werden. Leider waren wir nicht in der Lage, Frau Meyer weiter zu
beschäftigen.

bei fristloser Kündigung durch den Arbeitgeber

Das Arbeitsverhältnis endet kurzfristig am 31. März 20.. .

Das Arbeitsverhältnis endet gemäß § 626 BGB.

Wir haben das Arbeitsverhältnis ohne Einhaltung einer Frist gekündigt.

Geheimcodes

Mitglied in einer Gewerkschaft

Ein senkrechter Strich mit Kugelschreiber bzw. Füller links von der Unterschrift, der aussieht wie ein „Ausrutscher“.

Mitglied in einer rechten Partei

Ein so genannter „Ausrutscher“ (nur Häkchen) nach rechts.

Mitglied in einer linken Partei

Ein so genannter „Ausrutscher“ (nur Häkchen) nach links.

Mitglied einer linken verfassungsfeindlichen Gruppe

Ein so genannter „Doppelausrutscher“ (Doppelhäkchen) nach links.

Formulierungsvorschläge für Zusatzaussagen von A – Z

Alkohol im Dienst

Durch seine Geselligkeit trug er zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.

In letzter Zeit kam es zu Konflikten mit dem Vorgesetzten/Arbeitskollegen.

Anpassung – krankhaft

Mit ihren Vorgesetzten ist sie immer gut ausgekommen.

Bürokrat – keine Eigeninitiative

Er hat alle ihm übertragenen Arbeiten (stets) ordnungsgemäß und korrekt
erledigt.

Eifrig

Alle Arbeiten erledigte er mit großem Fleiß und Interesse.

Faulheit

Sie zeigte für ihre Arbeit sehr viel Verständnis.

Fehlzeiten

Die übertragenen Aufgaben hat sie im Rahmen der zeitlichen Möglichkeiten zu
unserer Zufriedenheit erledigt.

Gewissenhaft

Er ist ein zuverlässiger Mitarbeiter.

Homosexuell

Für die Belange der Kollegen zeigte er ein umfassendes Einfühlungsvermögen.

Ja-Sager – Mitläufer

Aufgrund seines Wesens war die Zusammenarbeit und Führung problemlos.

Lesbische Neigungen

Sie bewies für die Belange der Kolleginnen ein umfassendes Einfühlungsvermögen.

Niete

Wegen seiner Pünktlichkeit war er stets ein Vorbild.

Pingelig

Er ist ein zuverlässiger und gewissenhafter Mitarbeiter.

Sexuelle Kontaktfreudigkeit

Das Interesse des ausscheidenden Kollegen galt mehr den Kolleginnen als der
Arbeit.

Er zeigte ein gutes Einfühlungsvermögen in die Belange der Belegschaft.

Unangenehmer Zeitgenosse

Er war tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen.

Wir lernten ihn als umgänglichen Kollegen kennen.

Versager

Er bemühte sich mit Fleiß, die ihm übertragenen Aufgaben zu erfüllen/den
Anforderungen gerecht zu werden.

Verhalten gegenüber Vorgesetzten – Fehlverhalten

Sein Verhalten zu den Mitarbeitern war stets einwandfrei.

Wir lernten ihn als umgänglichen Kollegen kennen.

Vorgesetztenschreck

Im Kollegenkreis galt er als toleranter Mitarbeiter.

Wertschätzung

Sie hatte persönliches Format.
Sie erwarb sich unsere besondere Wertschätzung.

Wichtigtuer

Er war sehr tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen.

Beachten Sie bitte: Bevor Sie selbst zu solchen oder
ähnlichen Formulierungen greifen, sollten Sie gründlich überlegen, ob versteckte Aussagen, beispielsweise über sexuelle Neigungen, in ein Arbeitszeugnis gehören.

Die Arbeitszeugnis-Checkliste – alle wichtigen Punkte auf einen Blick

Trägt das Zeugnis die Überschrift „Zeugnis“

Trägt das Zeugnis die Überschrift „Zwischenzeugnis“?

Sind die Angaben zur Person vollständig?

Name, Vorname und Geburtsname?

Akademische Titel (Dr., Dipl.-Ing., M.A.)

Hierarchische Titel (Direktor, Prokurist)

Geburtsdatum und Geburtsort

Sind Beginn und Ende der Tätigkeit genannt?

Bezeichnung und Beschreibung der Tätigkeit

Tätigkeitsschwerpunkte

Veränderungen/Entwicklungen, Weiterbildung

Beförderungen

Kompetenzerweiterung

Selbständige Durchführung von Projekten

Beurteilung der Leistung und des Verhaltens des Mitarbeiters

Sind alle Angaben …
… charakteristisch,
… notwendig,
… wahr,

… wohlwollend und verständlich?

Ist das Zeugnis in sich systematisch gegliedert?
genügend Absätze

kurze Sätze
keine Wiederholungen

Ist das Zeugnis umfassend genug?

Ist das Zeugnis so formuliert, dass es der Position gerecht wird? je höher
die Position, desto detaillierter

Ist der Grund des Ausscheidens angegeben?

Dank und Wünsche für die Zukunft

Aussagen müssen zum Gesamturteil passen

Ablage organisieren – Ablage mit System

So beherrschen Sie die tägliche Informationsflut

Obwohl eine gut organisierte und geführte Ablage von großer Wichtigkeit für
jedes Büro ist, gehört sie zu den meistunterschätzten Aufgaben. Dieser Beitrag
wird Ihnen helfen, die Ablage nicht länger als lästiges Übel zu betrachten,
sondern sie mit Eifer so zu organisieren, dass alle, die darauf zugreifen
müssen, optimal damit arbeiten können.

Weshalb Ablage so wichtig ist

Eine zentrale Aufgabe der Sekretärin ist die Verwaltung schriftlicher
Informationen. Das bedeutet für Sie: Informationen systematisch sichten,
selektieren, auswerten, strukturieren, zuordnen, verwahren und vernichten, um
sie zeit- und kosten- sparend kontinuierlich und komplett unter Kontrolle zu
haben ­zum optimalen Nutzen für das Unternehmen und für Sie.

Der Begriff Ablage umfasst diese Kernaufgaben der Informationsverwaltung.

Mangelhafte Ablage-Systeme sind große Zeitfresser, machen sehr viel Mühe und
sind eine gefährliche Quelle für Fehler und Versäumnisse, für die Sie als
Sekretärin verantwortlich gemacht werden können. Die negativen Folgen einer
mangelhaften Ablage belasten Ihren Arbeitsablauf erheblich und können sich
nachteilig auf das gesamte Unternehmen auswirken. Dieser Beitrag wird Ihnen
helfen, Ihre Ablage noch besser in den Griff zu bekommen.

Die drei Schlüssel zur Bewältigung der Informationsflut

Befolgen Sie die folgenden Punkte und Ihre Ablage wird nicht zum
Zeitfresser.

1. Schlüssel: Reduzieren Sie die Schriftgutmengen!

Grundsätzlich gilt: Je geringer Sie den Umfang Ihrer Ablage halten können,
umso übersichtlicher ist und bleibt sie.

Sortieren und bewerten Sie Ihre Eingangspost strikt nach ihrem Nutzen!

Nützlich für den Chef/mich/andere – gleich zur Bearbeitung verteilen!

Eindeutig für niemanden nützlich – gleich vernichten!

Selektieren Sie die Eingangspost täglich möglichst schnell nach Erhalt.

Wann immer möglich: Verzichten Sie auf interne schriftliche
Mitteilungen!

Sprechen Sie stattdessen telefonisch oder persönlich mit den betreffenden
Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen. Falls Sie es für erforderlich halten, machen
Sie sich an- schließend darüber eine kurze Aktennotiz ­ und legen Sie sie an der
richtigen Stelle ab.

Vermeiden Sie Doppel- und Mehrfachablagen!

Wenn eine schriftliche Information nicht eilt und nur zur Kenntnisnahme
verteilt werden soll: Nutzen Sie anstelle von Mehrfachkopien den Umlauf; ein
Exemplar der Information wird dann zusammen mit einer Umlauf-Liste (mit Namens-,
Daten- und Unterschriftsfeldern) von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht,
abgezeichnet und am Schluss an Sie zurückgegeben und von Ihnen abgelegt. (Aber:
Umläufe sind nur sinnvoll und effektiv, wenn die Zahl der zu informierenden
Mitarbeiter gering ist.)

Wenn Umläufe nicht möglich sind und eine zentrale Einzelablage genügt:

Geben Sie Kopien der Information an die einzelnen Mitarbeiter, wobei Sie die
Kopien mit dem Stempel ,,Kann nach Kenntnisnahme vernichtet werden” versehen.
Das Original gehört in solchen Fällen immer in Ihre Ablage!

Formulieren Sie Ihre eigenen Texte so kurz und klar wie möglich!

Das spart Papier und Zeit und kommt beiden Seiten entgegen ­ Ihnen und den
Empfängern.

Wenn Sie mit E-Mail arbeiten, nutzen Sie den elektronischen Briefkasten so
oft wie möglich!

Auch hierbei gilt: Verzichten Sie so weit wie möglich auf Ausdruck und Ablage
der E-Mail-Nachrichten.

2. Schlüssel: Steuern und kontrollieren Sie den Informationsfluss mit
Aktenfluss-Schema und Kontrollterminen

Überblick und Sicherheit mit dem Aktenfluss-Schema

Das Aktenfluss-Schema ist eine große Hilfe, damit Sie selbst ständig, sicher
und systematisch alle anfallenden Informationen in Ihrem Arbeits- und
Kompetenzbereich verwalten können.

Ob Sie in einem kleineren oder größeren Betrieb arbeiten ­ das Aktenfluss-Schema gibt Ihnen eine vollständige Übersicht Ihrer Unterlagenarten und zeigt genau, wie Sie diese im einzelnen behandeln müssen.

Aus folgenden Informationen können Sie ein Aktenfluss-Schema erstellen:

1. Unterlagenarten Ihres Arbeits- und Kompetenzbereichs
2. Aufbewahrungsdauer am jeweiligen Standort, je nach Zugriffshäufigkeit
3. gesetzliche und interne Aufbewahrungsfristen

Die Vorteile eines Aktenfluss-Schemas:

• kein so häufiges Nachfragen beim Chef
• Zeitgewinn bei der Selektion und Verlagerung von Unterlagen
• problemlose Delegation der Ablage an eine Mitarbeiterin oder einfache
  Übergabe an eine Vertretung
• systematische Sichtung und Reduzierung des vorhandenen Schriftguts
• sichere Steuerung und Kontrolle selbst sehr großer Unterlagenmengen
• regelmäßige, systematische Auslagerung von Unterlagen in die nächste Ablage-
  bzw. Registraturstufe
• regelmäßige, systematische Vernichtung unnötiger Unterlagen
• Vermeidung neuer, unnötiger Papiermengen
• insgesamt große Zeitersparnis bei der Informationsverwaltung

Die Erstellung eines Aktenfluss-Schemas und der routinierte Umgang damit
benötigen zunächst etwas Zeit. Sobald Sie es aber erstellt haben und ­ in
Verbindung mit den Kontrollterminen ­ damit arbeiten, profitieren Sie
kontinuierlich davon.

So erstellen Sie Ihr Aktenfluss-Schema:

1. Sichten Sie zuerst alle Unterlagen, die Ihren Arbeits- und Kompetenzbereich
   betreffen.
   Listen Sie die verschiedenen Unterlagenarten in Ihrem Aktenfluss-Schema auf.
2. Klären Sie, was davon ­ entsprechend der Zugriffshäufigkeit ­ wie lange in
   den einzelnen Ablagestufen bleiben soll/muss. Notieren Sie die ermittelten
   Verbleibzeiten in Ihrem Aktenfluss-Schema.
3. Klären Sie, für welche Unterlagenarten welche gesetzliche
   Aufbewahrungsfristen gelten. Tragen Sie diese Informationen in das
   Aktenfluss-Schema ein.
4. Fragen Sie Ihren Chef, ob und welche internen Aufbewahrungsfristen,
   zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen, zu beachten sind. Tragen Sie
   diese Informationen in das Aktenfluss-Schema ein.
5. Die gesamte Aufbewahrungsdauer in allen Ablage-Standorten ergibt, ob bzw.
   wann die jeweiligen Unterlagen vernichtet werden können. Tragen Sie auch diese
   Informationen in das Schema ein.

Regelmäßige Verlagerungen mit Hilfe der Kontrolltermine

Verlagerung bedeutet: Unterlagen zum richtigen Zeitpunkt von einer
Registraturstufe in die nächste ablegen.

Machen Sie sich einen Kontrolltermin-Plan für Verlagerungen, und halten Sie
diese Termine konsequent ein!

Vorteile regelmäßiger Verlagerungen:

Sie bekommen immer wieder freien Raum in den jeweiligen Ablagen.

Sie verhindern, dass die Ablage-Standorte überquellen.

Sie behalten den Überblick über das, was tatsächlich vorhanden ist und was
davon schon vernichtet werden kann.

Entscheidend für Verlagerungen sind die Angaben im Aktenfluss-Schema!

Sekretärinnen-Tipp: Feste Termine für die Kontrolle der Verlagerungsmöglichkeiten sind unverzichtbar, wenn Sie den Überblick behalten und Ihr Aktenfluss-Schema optimal nutzen wollen!

Wählen Sie für die Kontrollen Tage und Uhrzeiten, an denen es erwartungsgemäß
relativ ruhig im Büro ist. Sollten Sie einen Kontrolltermin verschieben müssen,
legen Sie sofort einen neuen, kurzfristig folgenden Termin fest.

So arbeiten Sie systematisch mit Aktenfluss-Schema und Kontrollterminen

Prüfen Sie die Ablage-Standorte zu den festgelegten Kontrollterminen!

Entscheiden Sie dabei anhand Ihres Aktenfluss-Schemas über Verlagerung und
Vernichtung!

Tragen Sie in Ihrem Kontrolltermin-Plan direkt nach einer Standort-Kontrolle
den Termin für die nächste Kontrolle ein!

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Sie erleichtern sich die Kontrolle noch
mehr, wenn Sie

1. für die internen und für die gesetzlichen Aufbewahrungszeiten

• je eine Farbe bestimmen und dann
• jede Unterlagenart, die interner und/oder gesetzlicher Aufbewahrungspflicht
  unterliegt, mit der/den entsprechenden Farbe(n) markieren.

1. jede Unterlage, sobald sie ins Archiv verlagert wird, ­ mit der Jahreszahl
   für die Vernichtung kennzeichnen ­ oder, wenn die Vernichtung nicht erlaubt ist,
   mit dem Stempel ,,Unbegrenzt aufbewahren!” kennzeichnen.
2. Schlüssel: Beachten Sie die gesetzlichen und internen Aufbewahrungsfristen ­ und damit die Vernichtungsmöglichkeiten

Interne Aufbewahrungsfristen

sind in jedem Unternehmen verschieden und richten sich in erster Linie nach
den Vorstellungen und Wünschen Ihres Chefs.

Die internen Fristen betreffen Geschäftsunterlagen, die aus unterschiedlichen
Gründen weiterhin einen innerbetrieblichen Wert haben, der

• entweder über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus reicht
• oder über die Bearbeitungs- und Kontrollphase von Vorgängen hinausreicht
• oder von persönlicher Bedeutung für den Chef ist.

Wenn die internen Aufbewahrungsfristen einmal klar festgelegt sind ­ wie beim
Aufbau eines Aktenfluss-Schemas ­, dann können Sie selbständig und sehr zeit-
und mühesparend jedes Schriftstück angemessen behandeln ­ also immer richtig
verlagern, archivieren oder vernichten.

5 Basisinformationen zu Ordnungs- und Ablage-Systemen

1. Das muss Ihr Ordnungs- und Ablage-System leisten, damit es wirklich
funktioniert

Das Ordnungs- und Ablage-System sollte so klar strukturiert und so einfach
anwendbar sein, dass Sie die Ablagearbeit jederzeit an eine Mitarbeiterin
delegieren können und Ihre Vertretung sowie Ihr Chef sich problemlos selbst zu
rechtfinden können.

Alle wesentlichen Informationen zu einem Vorgang müssen sich entweder
zusammen und geordnet in einer Akte befinden oder sich aufgrund eindeutiger
Querverweise schnell und mühelos zusammenstellen lassen.

Alle Schriftgutbehältnisse wie Ordner, Mappen, Hefter, Sammler usw. müssen
gut lesbar und unmissverständlich beschriftet sein, sinnvoll und praktisch
geordnet, gelagert und greifbar sein.

Alle aufzubewahrenden Schriftstücke müssen während der aktuellen Bearbeitung
in eindeutig gekennzeichneten Vorab- lagen auffindbar sein (zum Beispiel in
beschrifteten Vorgangsmappen, Ablage-Körben, Ablage-Fächern usw.).

Alle abgelegten Vorgänge sollten auf einer Standort-Übersicht erfasst sein:

als strukturierter Aktenplan mit zusätzlicher ABC-Liste der Ordnungsbegriffe, wie zum Beispiel Rechnungen, Versicherungsunterlagen, interne Korrespondenz usw.

Alle Querverweise in Unterlagen müssen unmissverständlich sein! Verwenden Sie
keine individuellen Abkürzungen.

Alle abgelegten Informationen sollten über eine Liste mit Suchbegriffen zu
finden sein! Unerlässlich für Unterlagen, die Informationen zu verschiedenen
Abteilungen, Sachgebieten, Unterthemen usw. enthalten: Listen Sie mehrere
Suchbegriffe auf, damit Sie auf jeden Fall fündig werden!

Die Liste der Suchbegriffe mit den Verweisen zu den Ordnungsbegriffen und die
Standort-Übersicht (Aktenplan und Liste der Ordnungsbegriffe) sollten Ihrem
Chef, Ihren Mitarbeitern und Ihrer Vertretung jederzeit zugänglich sein!
Idealerweise haben Sie die Liste im PC angelegt, damit sie flexibel und
erweiterbar bleibt. Zusätzlich hängt sie ausgedruckt in jedem Schrank.

Das Ordnungs- und Ablage-System muss mitwachsen können, sich also mühelos
erweitern lassen, sowohl für neue Vorgänge als auch für zusätzliche Themen.

2. Ablagestufen und Standorte nach Zugriffshäufigkeit

Ablage- oder Registraturstufen können Sie je nach Ihren Erfordernissen selbst
bestimmen. In der Praxis haben sich beispielsweise folgende Stufen bewährt:

Arbeitsplatzablage

für Unterlagen, auf die Sie ständigen Zugriff haben müssen.
Standort: Ihr Arbeitsplatz (zum Beispiel Hängeregistratur in direkter Griffhöhe im oder beim Schreibtisch).

Aktuelle Ablage Büro

Bewahren Sie in Ihrem Büro nur die Unterlagen auf, auf die Sie ständig oder
sehr häufig Zugriff haben müssen.
Standort: Ihr Büroraum (zum Beispiel Ordner-Registratur im Regal).

Zwischenablage

für Unterlagen, auf die Sie nicht mehr häufig, aber bei Bedarf noch schnellen
Zugriff haben müssen.
Standort: Schränke oder Regale im nahen Flur oder im Nebenraum. Je nach Platz und Möglichkeiten eventuell auch in Ihrem Büroraum in Schrank oder Regal abseits der aktuellen Registratur.

Archiv

Bringen Sie im Archiv die Unterlagen unter, die den gesetzlichen und/oder
internen Aufbewahrungsfristen unterliegen, auf die Sie jedoch nur noch selten
zugreifen müssen.
Standort: in separatem Raum, auf einer anderen Etage oder im Keller.

Seien Sie kreativ

3. Farben bringen Klarheit

Erleichtern Sie sich die Ablage-Arbeit mit einer ergänzenden Farbordnung!
Sehr praktisch ist es, wenn Farben auf den Ablage-Behältern die jeweilige
Ablage-/Registraturstufe signalisieren. Bei Auslagerungen muss die
Farbmarkierung dann natürlich entsprechend geändert werden. Voraussetzung
hierfür ist aber, dass die Unterlagen, die sich im jeweiligen Behälter befinden,
ausschließlich derselben Aktualitätsstufe angehören.

Wenn Sie eine Gesamtablage neu strukturieren möchten, ist der erste Schritt
die Sichtung aller vorhandenen Unterlagen.

Jeden Ordner/jede Hängemappe usw. können Sie dabei zweckmäßigerweise zuerst
mit einem Farbpunkt oder einem farbigen Klebezettel markieren, der die
Aktualität kennzeichnet.

Die Farb-Selektion verschafft Ihnen einen guten Überblick darüber, wie viel
Platz Sie für die einzelnen Registraturstufen/Standorte benötigen werden. Erst
danach erfolgen die weiteren Strukturierungen nach dem neugewählten Ordnungs-
und Ablage-System.

Gelb = Arbeitsplatzablage

Grün = aktuelle Ablage

Blau = Zwischenablage

Schwarz = Archiv

Rot = Unterlage unterliegt gesetzlicher Aufbewahrungsfrist

Orange = Unterlage unterliegt interner Aufbewahrungsfrist

,,Übersetzen” Sie für andere, die mit Ihrer Ablage arbeiten, was die Farben
bedeuten. Am besten bringen Sie eine kurze Erläuterung direkt im Schrank an.

Sekretärinnen-Tipp: Auch wenn Sie die Ablage nicht neu strukturieren, sondern nur zur Kontrolle insgesamt sichten wollen: Erfahrungsgemäß führt bei jeder gründlichen Sichtung der vorhandenen Unterlagen die farbliche Selektion der Unterlagen bereits zu einer erheblichen Reduzierung der Schriftgutmenge! Vieles stellt sich dabei als nicht mehr aktuell heraus, kann schon ausgelagert oder vernichtet werden.

Noch mehr Farbe

Wenn Ihnen ein wenig Farbe im Büro sympathisch ist, gefällt Ihnen
möglicherweise auch diese Idee: Farbige Ordner sind zur besseren Unterscheidung
und zum schnelleren Auffinden sehr hilfreich. Die Farben können so gewählt
sein:

zum Beispiel: Blau = Einkauf, Grün = Verkauf, Grau = Buchhaltung

zum Beispiel: Rot = Chef, Grün = Sekretariat, Gelb = Buchhaltung

zum Beispiel: nach Verkaufsländern, Bundesländern, Nielsen-Gebieten

Sekretärinnen-Tipp: Wenn bislang nur eine Farbe in Ihrem Büro vorherrscht oder Farben bislang willkürlich vergeben wurden, müssen Sie nicht alle Ordner neu organisieren. Besorgen Sie sich einfach farbige Aufkleber (farbige Punkte), und kennzeichnen Sie die bereits vorhandenen Ordner damit.

Verwenden Sie farbiges Papier

Praktisch ist auch der zusätzliche Einsatz von farbigen Papieren für
Dokumente, die regelmäßig in Ihrem Unternehmen er stellt werden. Diese haben
dann je nach Verwendungsart verschiedene Einfärbungen.

Entweder lassen Sie die Dokument-Vordrucke samt Durchschlägen von Ihrer
Druckerei auf verschiedenfarbigem Papier drucken, oder Sie arbeiten mit PC und
Drucker und drucken die jeweiligen Dokumente plus Kopien auf verschiedenfarbigem
Papier aus.

Am offensichtlichsten bietet sich der Einsatz bei Faxnachrichten an. Legen
Sie farbiges Papier in Ihr Faxgerät ein ­ sofern Sie über ein Echtpapier-Faxgerät verfügen ­, und Sie wissen immer auf Anhieb, bei welchem Ihrer ,,herumliegenden” oder abgehefteten Schriftstücke es sich um ein Fax handelt.

Beschriften Sie Ordner mit der Hand

Sie können Ihre Ordner, Hefter, Sammler usw. selbstverständlich mit der Hand
beschriften ­ das geht am schnellsten, ist preiswert und praktisch. Beachten Sie
allerdings folgende Bedingungen:

• Ihre Schrift muss für jeden gut lesbar sein.
• Jede Beschriftung muss markant und deutlich sein. Verwenden Sie also keine
  dünnen Stifte oder gar Bleistifte.
• Verwenden Sie nur Abkürzungen, die wirklich jedem vertraut sind, der Zugriff
  auf die Unterlagen haben muss.

Arbeiten Sie mit Symbolen

Zusätzlich zur farblichen Unterscheidung und der prägnanten Kennzeichnung
durch Beschriftung mit der Hand sind auch Symbole als hervorstechende Merkmale
gut geeignet.

• Firmenlogo Ihrer Hausbank für die Ordner mit den Bankunterlagen
• gemaltes Haus auf dem Ordner mit den Immobilienunterlagen
• Initialen des Chefs für seine privaten Unterlagen
• Foto des Chefs auf seinem Privatordner

Lassen Sie Ihrer Phantasie freien Lauf, und bringen Sie nicht nur mehr
Abwechslung und Fröhlichkeit in den Ablagealltag, sondern auch mehr
Übersichtlichkeit.

4. Ablage-Techniken/Registraturarten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Unterlagen aufzubewahren. Man unterscheidet
drei Hauptarten: liegende, stehende und hängende Ablage/Registratur.

Die folgende Übersicht zeigt Ihnen die wichtigsten Systeme und ihre
Hilfsmittel mit Hinweisen auf die jeweiligen Vor- und Nachteile. Daraus erkennen
Sie, welche Ablage-Technik bzw. welche Kombination für die Art der verwalteten
Unterlagen und für die Standorte Ihres Büros am besten geeignet ist.

Ablage-Techniken/Registraturen für Papier

Stehend, hängend, liegend

Ordner-Registratur
Nebeneinander
Stehordner
Hänge-Registratur

hintereinander
Hängeordner
Hängehefter
Hängemappen

Hängesammler
Flachablage
übereinander
Schnellhefter

Mappen

Vorteile: schneller, einfacher Aufbau, schneller Zugriff, gute Raumnutzung, auch für schwere Einzel- und Sammelakten und Archive geeignet, übersichtlich auch unter und über Augenhöhe preiswert, haltbar, schriftgutschonen

Vorteile: schneller Aufbau, sehr schneller Zugriff, sehr übersichtlich, ideal für aktuelle Registratur / Arbeitsplatzablage mit vielen Einzelvorgängen, sehr leicht ergänzbar, schnellste Loseblatt-Ablage

Vorteile: sehr schneller Aufbau, sehr preiswert, schnelle Ablage, sehr gute Raumnutzung

Nachteile: unbequemer Zugriff auf kleine Einzelvorgänge in breiten vollen Ordnern; als Loseblattablage erfordert mehrere Handgriffe

Nachteile: Einrichtung recht teuer; bei Loseblatt-Ablage größte Sorgfalt erforderlich; nicht für Sammelakten geeignet, bei Rollwagen platzintensiv

Nachteile: ständig großes Risiko von Unordnung, sehr unpraktischer Zugriff, unübersichtlich, zeitraubend, Material verschleißt bei häufigem Gebrauch schnell, für umfangreiche Ablagen Sammelakten und Archiv völlig ungeeignet

Ablage-Techniken/Registraturen für Papier

Stehsammler-
Registratur
Nebeneinander
Pendel-/Lateral-

Registratur
nebeneinander
Karteien zur Ergänzung

Stehsammler
Einstellmappen
Einstellhefter
Pendelordner

Pendelhefter
Pendelmappen
(heute meist als PC-Dateien)
Pendelsammler

Vorteile: übersichtlich für gesammelte Vorgänge, schneller Zugriff, gute Raumnutzung, Zusatz-Markierungen leicht machbar; für schwere Akten / Sammelakten / Kataloge geeignet; preiswert, haltbar, sehr gut für Archive geeignet

Vorteile: übersichtlich, wenn deutlich beschriftet; für schmale bis mittlere Einzelvorgänge gut geeignet; recht gute Raumnutzung, schriftgutschonend; leichtes Einfügen neuer Pendelakten; zusätzliche Markierung leicht anzubringen

Vorteil: sehr hilfreich zum Festhalten wesentlicher Informationen in Stichwörtern

Nachteile: zeitaufwendige Beschriftung, ungeeignet für schmale Einzelvorgänge; sehr unbequem für häufigen Zugriff auf volle Sammler, da stets beide Hände erforderlich; ohne mehrstöckige Regale schlechte Raumnutzung

Nachteile: zeitaufwendige Beschriftung: beim Aufbau; umständliches, zeitraubendes Einheften von neuem Schriftgut in eine bestehende Pendelakte; für Sammelakten ungeeignet

Nachteil: Aufbau zeitintensiv, wenn nicht früh vorgenommen

5. Die verschiedenen Ordnungssysteme

Je nach Art des Unternehmens bzw. der Abteilung bieten sich für schriftliche
Informationen unterschiedliche Ordnungssysteme und Kombinationen an:

Alphabetische Ordnung

ist die häufigste Ordnungsweise für Haupt- sowie Nebenordnungen, erfolgt nach
den ABC-Regeln gemäß DIN 5007.

Nummerische Ordnung (eventuell EDV-gestützt)

besteht aus einzelnen Nummern, denen jeweils Ordnungsbegriffe zugeordnet
sind, beliebig erweiterbar, wie z. B. 3. ­ 3.1 ­ 3.1.1 usw.

Alpha-Nummern-Ordnung

ist die Kombination aus alphabetischer und nummerischer Ordnung; Buchstaben
des Alphabets kennzeichnen die Grobeinteilung, die anschließenden Nummern die
Feineinteilung (oder umgekehrt), zum Beispiel A7, A140 oder 6A, 12B.

Chronologische Ordnung

heißt Ordnung in zeitlicher Reihenfolge für Eingänge, Erstbellungen,
Ausgänge, Kundenbestellkarteien usw. Meist für Zusatzregistraturen. Häufig
benutzt zum Beispiel für Terminkarteien, umfangreiche Bestellannahmen, in
Kanzleien für die zusätzliche Tagessammlung aller Fax- und Briefeingänge (als
Sicherheits- bzw. Terminkontrollkopien).

Ordnung nach Stichwörtern

ist eine sehr häufige Ordnungsweise in kleineren Unternehmen/Abteilungen mit
geringen Mengen an Einzelvorgängen, auch z. B. für Katalog- und Prospektablagen,
Lieferadressenkarteien, Warengruppenlisten und Ähnliches.

Geografische Ordnung

erfolgt beispielsweise nach Bundesländern, Verkaufs-, Werbe-, Aktionsgebieten
­ häufig kombiniert mit nummerischer und/oder alphabetischer Ordnung.

Zusätzliche Ordnung nach Farben und Symbolen/Piktogrammen

ist eine sinnvolle Ergänzung anderer Ordnungssysteme zur Verkürzung von
Suchvorgängen, zum auffälligen Hervorheben oder zum Erkennen der Ablagestufen,
beispielsweise zur Differenzierung nach Zuständigkeiten, Markierung wichtiger
Termine, Unterscheidung von gesetzlich und intern Aufbewahrungspflichtigem.

7 konkrete Lösungen für die häufigsten Ablage-Probleme

1. ,,Ich verliere immer wieder Zeit, weil ich Akten nicht sofort wieder
finde, die mein Chef und meine Kollegen abgelegt haben.”

Ihr Ablage- und Ordnungssystem ist nicht eindeutig und klar genug!

Arbeiten Sie mit einer Aktenordnung nach Stichwörtern? Dann ist sie inzwischen vermutlich unübersichtlich geworden. Ändern Sie das Ordnungssystem,
z. B. in eine nummerische Ordnung mit alphabetischer Übersicht der
Unterbegriffe! Bringen Sie an jedem Standort eine Ablage-Übersicht (Aktenplan)
an!

Sind die Ablage-Unterlagen sehr komplex? Dann ist wahrscheinlich die
Differenzierung der Ordnungsbegriffe nicht aus reichend, und es fehlt an
Querverweisen.

Wenn Ihnen ein Ablage-Fehler auffällt: Versuchen Sie, den Grund zu
analysieren. War es nur eine zufällige Falschplatzierung? Das ist ärgerlich,
kommt aber bei guten Ablage-Systemen nur sehr selten vor.

Oder sah derjenige, der das Schriftstück abgelegt hat, diesen Platz als den
richtigen an? Dann ist der Ordnungsbegriff vermutlich mehrdeutig. Erweitern Sie
die Ordnungsbegriffe!

Oder lag das Schriftstück zwar richtig, hätte aber ­ ebenso richtig ­ an einem anderen Platz sein können, wo Sie es abgelegt hätten? Wenn die Ablage-Unterlagen so komplex sind, arbeiten Sie unbedingt mit Querverweisen! Machen Sie in solchen Unterlagen ausreichend Querverweise wie zum Beispiel ,,Siehe auch Ordner 12-C” oder ,,Auch Akten 53 und 54.”

Praxis-Tipp für die alphabetische Ordnung

Arbeiten Sie mit alphabetischer Ordnung? Es kommt öfter vor, als Sie
vielleicht glauben: Nicht jeder Mitarbeiter beherrscht die ABC-Regeln nach DIN
5007. Umgehen Sie die Peinlichkeit elegant, indem Sie gut sichtbar an allen
Ablage-Standorten eine Kopie der DIN-ABC-Regeln anbringen!

Bessert sich die Ordnung trotzdem nicht, gibt es zwei Gründe:

Entweder ist das ABC-Ordnungssystem nicht mehr ausreichend. Stellen Sie um
auf eine differenziertere Ordnung, zum Beispiel eine nummerische mit klaren
Ordnungsbegriffen! Versehen Sie jeden Standort mit dem entsprechenden
Aktenplan!

Oder es gibt ein ,,schwarzes Schaf”, das die ABC-Regeln einfach nicht
befolgt. In dem Fall versuchen Sie es mit einem freundlichen, aber deutlichen
Gespräch unter vier Augen!

Eine Argumentation könnte lauten:

2. ,,Wenn Unterlagen nicht an ihrem Platz in der Ablage sind, muss ich
immer wieder mühsam nachforschen, wer sie gerade hat.”

Falls mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Ablage haben

Das sollten Sie tun, wenn mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Ablage haben,
aber keine Entleih-Liste geführt wird. Bringen Sie direkt am Standort neben dem
Aktenplan eine Liste (mit Stift!) an. Die Überschrift kann so aussehen:

Akten-/Ordner-Nr.:
entliehen von:
entliehen am:
Rückgabe am:

Beispiel für eine Entleih-Liste

Weisen Sie Ihre Kollegen freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass
Unterlagen nur noch entnommen werden dürfen, wenn sie in der Liste eingetragen
werden!

Falls Ihr Chef Ablagen hortet

Das sollten Sie tun, wenn der Chef dazu neigt, Unterlagen aus Ihrer Ablage in
seinem Zimmer zu ,,horten”, also nach Bearbeitung nicht an Sie
zurückzugeben.

Machen Sie ihm das Ordnungshalten leichter:

Stellen Sie einen Ablagekorb mit der deutlichen Beschriftung ,,Zurück in
Ablage!” in sein Zimmer (nicht auf den Schreibtisch, aber von dort leicht
erreichbar). Mit etwas Glück wird er sich angewöhnen, alle Unterlagen, die er
nicht mehr braucht, dort für Sie abzulegen. Wenn das so nicht machbar ist:
Bringen Sie Haftzettel auf Unterlagen an, die Sie ihm hineinreichen, mit
Hinweisen wie ,,Bitte zurück!” oder ,,Bitte zurück in Ablage!”

Haftzettel (z. B. ,,Bitte nach Bearbeitung sofort zurück!”) sind auch sehr
nützlich, wenn Sie anderen Mitarbeitern Unterlagen aus Ihrer Büro-Ablage
geben!

Querverweise in umfangreichen Ablagen

3. ,,Ich sortiere und ordne alles Schriftgut so gut wie möglich; trotzdem
kommt es manchmal vor, dass ich nicht mehr weiß, wo ich etwas abgelegt
habe.”

Das sollten Sie tun, wenn in umfangreichen Ablagen mit vielen Einzelthemen
die Querverweise auf die Standorte zu gehöriger Unterlagen fehlen. Querverweise
sind schnell er stellt, leicht angebracht und unbedingt erforderlich, wenn Sie
keine Mehrfachablagen machen wollen, aber trotzdem bei komplexen Themen alle
,,Unterlagen-Verbindungen” kennen müssen.

Verzichten Sie weiterhin auf Mehrfach- und Doppelablagen, denn das würde Ihre
Ablage unnötig belasten. Machen Sie stattdessen aber konsequent Querverweise wie
zum Beispiel ,,Siehe auch unter 1-15-3″ oder ,,Siehe Ordner A19 + D35″.

Ablage nach Stichwörtern

Das sollten Sie tun, wenn die Ablage nach Stichwörtern geordnet ist, aber für
diese Ordnungsart inzwischen viel zu umfang reich geworden ist. Es passiert sehr
leicht, dass Sie etwas falsch zuordnen, weil die Stichwörter bei wachsender
Ablage in aller Regel missverständlich werden. Stellen Sie Ihr Ordnungssystem
um! Beispielsweise auf eine nummerische Ordnung mit zugewiesenen
Ordnungsbegriffen, die Sie alphabetisch unterordnen.

4. ,,Ich kann nicht verhindern, dass sich im Büro Stapel unsortierter
Unterlagen häufen, weil mir einfach immer wieder Wichtigeres
dazwischenkommt.”

Anhäufungen entstehen immer aufgrund von unerledigten Eingängen! Prüfen Sie
kritisch, ob Sie alle eingehenden Informationen ­ Eingangspost, eingehende Faxe
und betriebsinterne Post ­ wirklich systematisch selektieren!

Wird immer schnell verteilt, was für andere bestimmt ist? Wird immer sofort
vernichtet, was ohne Nutzen ist? Werden auch die weniger dringlichen Eingänge
immer gleich in eine Vorablage selektiert?

Selektieren Sie täglich

Wenn nicht: Ändern Sie Ihre Arbeitsplatzorganisation ­ gewöhnen Sie sich an,
die gesamten Eingänge täglich so schnell wie möglich nach Erhalt zu selektieren!

Lassen Sie es nicht zu, dass diese Aufgabe wegen anderer Arbeiten verschoben
wird!

So verringern Sie Ihre Ablage

5. ,,Ich finde die Ablage in unserem Büro viel zu umfangreich, weiß aber
nicht, wie ich Sie in Zukunft schmaler halten kann.”

Zunächst ist eine Sichtung Ihrer Arbeitsplatz- und der aktuellen Ablage
ratsam. Verschaffen Sie sich einen gründlichen Überblick, ob das Vorhandene
tatsächlich in Ihrem Büro ­ also für den häufigen Zugriff bereit ­ bleiben
muss:

Bestimmen Sie für jede Zugriffshäufigkeit eine Farbe. Markieren Sie dann
jeden Ablage-Behälter bzw. jede Unterlagengruppe mit einem Farbpunkt, der die
jeweilige Aktualität signalisiert. Verlagern Sie danach alle Unterlagen, auf die
man keinen ständigen/häufigen Zugriff haben muss, in die nächste Ablage- Stufe
(in die Zwischenablage oder ins Archiv)! Und: Vernichten Sie alles Unnötige!

Sie verhindern ein erneutes Anwachsen Ihrer Büro-Ablage, wenn Sie ab sofort
feste Kontrolltermine für alle Standorte durchführen! Nutzen Sie dafür den
vorbereiteten Kontrolltermin-Plan in diesem Beitrag!

Wenn die Zeit fehlt

6. ,,Ich bin durch meine anderen Arbeiten so stark beansprucht, dass mir
für eine regelmäßige Ablage einfach die Zeit fehlt.”

Grund dafür ist meist eine Kombination aus Schwächen in der Arbeitsplatzorganisation und mangelhaftem Zeitmanagement!

Wenn nicht, folgen Sie den Ratschlägen, denn damit verschaffen Sie sich auch
wieder genug Zeit für die Ablage. Falls Sie die Ablage dann trotzdem weiter
vernachlässigen müssen, liegt der Grund vermutlich in einer generellen
Arbeitsüberlastung.

Wenn Sie keine Möglichkeit zum Delegieren haben, sprechen Sie mit Ihrem Chef,
damit er Sie entweder von einer Aufgabe befreit, die andere übernehmen können,
oder Ihnen eine Hilfs kraft zur Seite stellt!

Ihr Chef will nichts ändern

7. ,,Ich wüsste schon, wie ich das Ablagesystem in meiner Firma verbessern kann, weiß aber nicht, wie ich meinen Chef von der alten Gewohnheit abbringe.”

Erleichtern Sie Ihrem Chef den Umstieg auf ein neues System:

Vermeiden Sie eine ,,rabiate” Umstellung des Ablage- Systems!

Gehen Sie strategisch vor! Überzeugen Sie ihn zunächst mit einem guten
Verbesserungsvorschlag, und führen Sie diese Änderung ein. Machen Sie dann nach
und nach weitere Verbesserungsvorschläge.

Haben Sie ihn vom ersten Vorschlag überzeugt, wird er höchst- wahrscheinlich
Ihre weiteren ebenfalls akzeptieren und gut heißen!

Wenn Sie das System umstellen müssen, aber nicht schrittweise ändern
können:

Erklären Sie zuerst die Notwendigkeit ­ mit guten Begründungen!

Helfen Sie Ihrem Chef in der Anfangsphase der Umstellung mit kleinen
Hinweisen auf den Unterlagen, die Sie ihm bringen.

Nehmen Sie dafür am besten leuchtende kleine Haftzettel mit Hinweisen wie ,,Bitte wieder zurück in Ordner C-17!” oder ,,Gehört jetzt zu 0-61 Verbände!”

10 Grundsätze für Ihre erfolgreiche Ablage-Verwaltung

1. Erledigen Sie Ihre Ablage-Arbeit mit der richtigen, positiven Einstellung!

2. Machen Sie sich klar, dass die Ablage als Kern der Informationsverwaltung
von entscheidender Wichtigkeit für jedes Unternehmen ist!

3. Schaffen Sie sich durch gute Arbeitsplatzorganisation täglich genug Zeit
für die Ablage! Lassen Sie nicht zu, dass Sie die Ablage vernachlässigen
müssen!

4. Selektieren Sie alles eingehende Schriftgut täglich möglichst schnell nach
Erhalt!

5. Reduzieren Sie Ihre selbstproduzierte Schriftmenge! Nutzen Sie möglichst
oft Telefon, E-Mail, persönliche Gespräche, kurze handschriftliche Notizen!

6. Steuern und kontrollieren Sie den Informationsfluss in Ihrem Büro mit
Hilfe eines detaillierten Aktenfluss-Schemas!

7. Sorgen Sie für die regelmäßige Verlagerung von Unterlagen in die jeweils
nächste Ablage-Stufe! Setzen Sie feste Termine für die Verlagerungen in Ihren
Kontrolltermin-Plan, und halten Sie sie ein!

8. Beachten Sie die gesetzlichen und internen Aufbewahrungsfristen ­ und
damit die Vernichtungsmöglichkeiten!

9. Achten Sie darauf, dass Ihr Ordnungs- und Ablage-System so klar,
übersichtlich und ordentlich ist, dass bei Ihrer Abwesenheit auch Ihr Chef, Ihre
Vertretung und Ihre Kolleginnen jederzeit damit zurechtkommen können!

10. Machen Sie eine unübersichtlich gewordene Ablage mit Hilfe eines
geeigneten Ordnungssystems mit detaillierteren Ordnungsbegriffen wieder
übersichtlich!

Erleichtern Sie sich und anderen das Auffinden und Zuordnen von Unterlagen
mit

• einem klar strukturierten Aktenplan,
• einer zusätzlichen alphabetischen Übersicht aller Ordnungsbegriffe
• und einem zusätzlichen ausführlichen Suchwortregister!

Kündigung – Assistenzwissen für Sekretärinnen

Assistenzwissen Kündigungsrecht – so haben Sie als Sekretärin auf
alle Fragen rund ums Kündigungsrecht die korrekte Antwort parat

Kündigungen sind eine heikle Sache. Wenn Ihr Chef nicht sehr sorgsam vorgeht,
sieht er sich nach einer Kündigung ruckzuck vor dem Arbeitsgericht. Um dies zu
vermeiden, liefert Ihnen “Das Sekretärinnen-Handbuch” eine Übersicht über

alle Checkpunkte, damit Sie und Ihr Chef auf der sicheren Seite sind, wenn
einem Mitarbeiter gekündigt wird.

Die rechtlich wirksame Kündigung – es gibt einiges zu beachten

Wenn es Ärger mit Mitarbeitern gibt, stellt sich immer die Frage, wie Ihr
Chef reagieren soll: Mit einem Gespräch unter vier Augen? Einer Ermahnung? Einer
Abmahnung? Einer Versetzung? Einer Kündigung?

Die richtige Antwort ist für Sie als meistens juristischen Laien oft sehr
schwierig: Schließlich müssen Sie nicht nur wissen, welche Maßnahme die richtige
und angemessene ist; es müssen auch bestimmte Formvorschriften eingehalten
werden. Wird hierbei nicht aufgepasst, läuft Ihr Chef ganz leicht Gefahr, dass
er vor dem Arbeitsgericht unterliegt, wenn ein Mitarbeiter sich gegen seine
Kündigung zur Wehr setzt. Besondere Vorsicht ist daher bei der Kündigung
angebracht, der schärfsten arbeitsrechtlichen Reaktion Ihres Chefs.

Die richtige Vorgehensweise zur rechtswirksamen Kündigung

Für die dauerhafte Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch eine Kündigung
müssen entsprechende Kündigungsvoraussetzungen erfüllt sein.

Dies müssen Sie und Ihr Chef berücksichtigen:

Es gibt allgemeine Voraussetzungen, die bei jeder Kündigung erfüllt sein
müssen, egal, ob es sich um eine ordentliche oder um eine fristlose Kündigung
handelt, egal, ob der Arbeitnehmer Kündigungsschutz genießt oder nicht. Darüber
hinaus müssen Sie zusätzliche Voraussetzungen und Besonderheiten beachten, die
davon abhängig sind, welche Kündigung ausgesprochen wird und ob der Arbeitnehmer
Kündigungsschutz genießt oder nicht.

Checkpunkt 1: Ist die Kündigung wirklich erforderlich?

Wenn Ihr Chef die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch eine
arbeitgeberseitige Kündigung ins Auge fasst, sollte er prüfen, ob eine Kündigung
wirklich erforderlich ist. Vielleicht lässt sich ja noch einmal ein klärendes
Gespräch zwischen Ihrem Chef und dem betroffenen Mitarbeiter führen – eventuell
auch mit Ihrer Unterstützung – in dem die Probleme ausgeräumt werden und eine
Kündigung zumindest aufgeschoben werden könnte.

Aufhebung des Vertrags statt Kündigung prüfen

Falls die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aber unausweichlich ist, sollte
als Nächstes geklärt werden, ob für die Beendigung unbedingt eine Kündigung
nötig ist. Eventuell kann auch eine einvernehmliche Aufhebung des
Arbeitsvertrags durch einen Vertrag erreicht werden, sodass ein
Kündigungsrechtsstreit, der immer mit einem Risiko verbunden ist, vermieden
würde. Das Risiko besteht darin, dass kaum vorhersehbar ist, ob der Arbeitgeber
bei einem Arbeitsrechtsstreit gewinnt oder verliert.

Ebenso sollte Ihr Chef sich überlegen, ob der Arbeitsvertrag vielleicht
wirksam angefochten werden kann. Rechtsfolge der wirksamen Anfechtung eines
vollzogenen Arbeitsverhältnisses ist, dass dieses unwirksam ist, ohne dass es
überhaupt einer Kündigung bedarf.

Aufhebungsvertrag oder Anfechtung kann als Alternative zur Kündigung deshalb
interessant sein, weil dort das eine oder andere unter Umständen möglich ist, wo
eine Kündigung ausgeschlossen ist – zum Beispiel, weil der Mitarbeiter unkündbar
ist oder vertragliche Fristen abgelaufen sind.

Anfechtungsgründe liegen vor, wenn der betroffene Mitarbeiter Ihr Unternehmen
über seine berufliche Qualifikation getäuscht hat, zum Beispiel durch Vorlage
falscher Zeugnisse. Als weiterer Anfechtungsgrund neben der Täuschung oder
Drohung (§ 123 BGB) kommt nach dem BGB auch ein Irrtum (§§ 119, 120 BGB)
infrage.

Checkpunkt 2: Ist die Kündigung tatsächlich das letzte Mittel?

Wegen der gravierenden sozialen Folgen, die eine Kündigung für den
Arbeitnehmer haben kann, darf die Kündigung seines Arbeitsverhältnisses immer
nur das letzte Mittel sein. Es gilt das so genannte Ultima-Ratio-Prinzip. Mit
anderen Worten: Kommen mildere Maßnahmen als eine Kündigung infrage, sollten
diese immer einer abschließenden Kündigung vorgezogen werden.

Kündigung wegen Zuspätkommens?

Kommt ein Mitarbeiter häufiger zu spät, darf Ihr Chef ihm nicht sofort
kündigen. Hierbei muss er zunächst eine Abmahnung aussprechen, die den
Mitarbeiter “warnt”. Erst beim nächsten Zuspätkommen kann dann eine Kündigung in
Betracht kommen.

Genießt der betroffene Mitarbeiter Kündigungsschutz nach dem
Kündigungsschutzgesetz (KSchG), muss Ihr Chef wegen des Ultima-Ratio-Prinzips
vor Ausspruch der Beendigungskündigung oft auch an eine so genannte
Änderungskündigung denken. Dies bedeutet, dass Ihr Chef das Arbeitsverhältnis
des Mitarbeiters zwar kündigt, ihm aber im Zusammenhang mit dieser Kündigung die
Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses zu geänderten Arbeitsbedingungen anbietet.

Änderung von Voll- auf Teilzeitarbeit

Soll einer Vollzeitkraft gekündigt werden, weil die Hälfte ihrer Arbeit
wegfällt, müsste Ihr Chef dem Mitarbeiter im Zusammenhang mit der
Beendigungskündigung den Abschluss eines entsprechenden
Teilzeitarbeitsverhältnisses anbieten (vergleiche Urteil des
Landesarbeitsgerichts LAG Köln, 1.2.1995, Az.: 2 Sa 1248/94, Betriebs-Berater
1995, 1853).

Was ist eine Änderungskündigung?

Die Änderungskündigung besteht somit aus zwei Komponenten, nämlich der
Beendigung des ursprünglichen Arbeitsverhältnisses durch eine
Beendigungskündigung und dem Angebot zum Abschluss eines neuen
Arbeitsverhältnisses zu anderen Konditionen. Die Überlegungen Ihres Chefs bei
der Änderungskündigung sollten also dahin gehen, ob er den Arbeitnehmer nicht
anderweitig einsetzen könnte. Prüft der Arbeitgeber eine solche anderweitige
Einsatzmöglichkeit des Mitarbeiters nicht und spricht er “voreilig” nur eine
reine Beendigungskündigung aus, kann diese schon allein wegen der Verletzung des
Ultima-Ratio-Prinzips unwirksam sein.

Nach §1 II 3 KSchG ist eine Kündigung nämlich unter anderem dann sozial
ungerechtfertigt, wenn “eine Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers unter
geänderten Bedingungen möglich ist und der Arbeitnehmer sein Einverständnis
hiermit erklärt hat”.

Wann Sie auf eine Änderungskündigung verzichten können

Ist eine Änderungskündigung allerdings als Problemlösung ungeeignet oder der
Mitarbeiter nachweislich nicht bereit, eine Änderung der Arbeitsbedingungen zu
akzeptieren, darf Ihr Chef auf die vorgeschaltete Änderungskündigung verzichten
und direkt die reine Beendigungskündigung aussprechen. Da der Arbeitgeber für
diese Fakten allerdings beweispflichtig ist, sollte er sich ein etwa fehlendes
Einverständnis des betreffenden Mitarbeiters schriftlich oder vor Zeugen etwa
Ihnen bestätigen lassen.

Bei der Änderungskündigung sollten Sie Folgendes beachten:

Da die Änderungskündigung zugleich auch eine Beendigungskündigung ist, muss
Ihr Chef alle für eine wirksame Beendigungskündigung erforderlichen Bedingungen
einhalten. So dürfen zum Beispiel keine Kündigungsverbote bestehen.

Zudem muss Ihr Chef seinem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der
Änderungskündigung ein konkretes Vertragsangebot machen. Bietet der Arbeitgeber
dem Mitarbeiter zum Beispiel wahlweise verschiedene Beschäftigungsmöglichkeiten
an, stellt dies die Wirksamkeit der gesamten Änderungskündigung ernsthaft
infrage.

Ihr Chef sollte die Annahme des neuen Arbeitsvertragsangebots zeitlich
befristen. Tut er das nicht, bleibt er möglicherweise für einen unangenehm
langen Zeitraum darüber im Unklaren, ob der Mitarbeiter sein Angebot annimmt
oder nicht. Der Handlungsspielraum des Arbeitgebers wäre ohne Befristung somit
unnötig eingeschränkt.

Eine Änderungskündigung könnte so lauten:

Sehr geehrter Herr Müller,

wie Sie wissen, befindet sich unser Unternehmen in einer wirtschaftlich schwierigen Situation. Nach langen Überlegungen mussten wir uns leider entschließen, die Abteilung “Fertigung von Diktiergeräten”, in der Sie
vollzeitbeschäftigt sind, zu schließen. Wir beabsichtigen, künftig die von uns benötigten Komponenten am Markt direkt einzukaufen.

Aus diesem Grund kündigen wir Ihr Arbeitsverhältnis fristgemäß zum 30. September 20.. . Wir bieten Ihnen jedoch an, Sie halbtags als Koordinator für unsere Einkaufsaktivitäten weiterzubeschäftigen und den Arbeitsvertrag, den wir Ihnen mit diesem Schreiben zusenden, mit uns abzuschließen.

Falls Sie dieses Angebot annehmen, bitten wir Sie, uns den von Ihnen unterzeichneten Vertrag bis spätestens zum … zurückzuschicken oder -zugeben. Andernfalls endet Ihr Arbeitsverhältnis am 30. September 20.. .

Sehr geehrter Herr Meier,

wir kündigen Ihr Arbeitsverhältnis aus betrieblichen Gründen zum 30. September 20.. . Zugleich bieten wir Ihnen an, Sie in unserem Betrieb in … zu folgenden Bedingungen weiterzubeschäftigen:

Es gelten die Bedingungen des bisherigen Arbeitsvertrags, jedoch mit folgenden Modifikationen:

Wöchentliche Arbeitszeit: 22,5 Stunden
Gehalt: 1.300 brutto monatlich

Wenn Sie dieses Angebot annehmen, bitten wir Sie, uns den von Ihnen unterzeichneten Vertrag bis spätestens zum 31. Juli 20.. zurückzuschicken.
Andernfalls endet Ihr Arbeitsverhältnis zum oben genannten Zeitpunkt.

Checkpunkt 3: Wem darf nicht gekündigt werden?

Als Nächstes muss Ihr Chef prüfen, ob eine rechtswirksame Kündigung durch ein
Kündigungsverbot ausgeschlossen ist. Ein solches kann sich aus gesetzlichen
Regelungen oder vertraglichen Vereinbarungen ergeben. Beispiele sind etwa die
Kündigungsverbote für Auszubildende, Schwangere und Betriebsratsmitglieder.

Schwerbehinderte Menschen sind davon nicht betroffen. Ein auf eine bestimmte
Zeit befristetes Arbeitsverhältnis kann während des Zeitraums der Befristung
nicht ordentlich gekündigt werden. Ein vorzeitiges ordentliches Kündigungsrecht
besteht nur dann, wenn es ausdrücklich vereinbart worden ist (BAG, 4.7.2001,
Az.: 2 AZR 88/00, Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht 2002, 288).

Wann darf trotz Kündigungsverbots gekündigt werden?

Trotz eines solchen Kündigungsverbots bleibt eine fristlose Kündigung aus
wichtigem Grund jedoch möglich. Dann muss es allerdings gravierende Gründe
geben. So ist es zum Beispiel zulässig, dass Ihr Chef einer schwangeren
Mitarbeiterin, die ihm gegenüber schwere Straftaten (beispielsweise Diebstahl)
begangen hat, fristlos kündigt. Dabei muss Ihr Chef jedoch beachten, dass in
diesem Fall eventuell Dritte eingeschaltet werden müssen.

Bei der fristlosen Kündigung einer Schwangeren wäre zum Beispiel die oberste
Landesbehörde hinzuzuziehen.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Gewerbeaufsichtsamt, an welche Behörde Sie sich
wenden müssen, da die zuständige oberste Landesbehörde nicht in jedem Bundesland
die gleiche ist.

Checkpunkt 4: Besteht besonderer Kündigungsschutz?

Weiterhin muss der Arbeitgeber prüfen, ob der Arbeitnehmer einem besonderen
Kündigungsschutz unterliegt, der eine Kündigung erschwert bzw. an die Erfüllung
bestimmter Sonderbedingungen geknüpft ist. Hier gilt es, besondere
Aufmerksamkeit walten zu lassen, wenn etwa die Kündigung eines schwerbehinderten
Arbeitnehmers zur Diskussion steht. In diesem Fall ist beispielsweise zunächst
das Integrationsamt einzuschalten. Die Stadt gibt Auskunft über die konkrete
Anlaufstelle.

Checkpunkt 5: Besteht Kündigungsschutz nach dem Gesetz?

Bleibt es beim Entschluss Ihres Chefs, das Arbeitsverhältnis dauerhaft zu
beenden, so muss er prüfen, ob der Mitarbeiter Kündigungsschutz nach dem
Kündigungsschutzgesetz (KSchG) genießt oder nicht. Die Klärung dieses Punktes
ist deshalb so wichtig, weil das jeweilige Ergebnis die weitere Vorgehensweise
entscheidend beeinflusst.

So ergeben sich bei der Anwendung des KSchG zusätzliche Anforderungen, die
bei Ausspruch einer Kündigung erfüllt sein müssen. Nach dem KSchG ist eine
Kündigung unwirksam, wenn sie sozial ungerechtfertigt ist. Dies ist der Fall,
wenn zum Beispiel kein personen-, verhaltens- oder betriebsbedingter Grund
vorliegt, der einer Weiterbeschäftigung entgegensteht.

Wann ist das KSchG anwendbar?

Die Anwendbarkeit des KSchG setzt voraus, dass das KSchG überhaupt in Ihrem
Unternehmen Gültigkeit hat und falls dies der Fall ist auch für den betroffenen
Mitarbeiter gilt.

Nach der seit 1999 geltenden Regelung kommt das KSchG nur in solchen
Betrieben zur Anwendung, die mehr als fünf Mitarbeiter haben Auszubildende
ausgenommen. Teilzeitkräfte werden ihrem Arbeitsvolumen entsprechend
berücksichtigt: Bei einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr
als 20 Stunden werden sie als “0,5-Arbeitskräfte” und bei nicht mehr als 30
Stunden als “0,75-Arbeitskräfte” mitgezählt.

Die Tatsache, dass das KSchG in einem Unternehmen grundsätzlich zur Anwendung
kommen kann, bedeutet jedoch noch nicht, dass deshalb auch der gekündigte
Mitarbeiter automatisch Kündigungsschutz genießt.

Schutz besteht nur dann, wenn der Mitarbeiter Ihrem Unternehmen seit
mindestens sechs Monaten unterbrechungsfrei angehört. Für die Berechnung der
Sechsmonatsfrist ist allein der rechtliche Bestand des Arbeitsverhältnisses
maßgeblich; ob es teilweise in Vollzeit, teilweise in Teilzeit, bestanden hat,
bleibt dabei also außer Betracht.

Fazit

Kommt das KSchG im konkreten Fall zur Anwendung, muss Ihr Chef für eine
wirksame Kündigung einen personen-, verhaltens- oder betriebsbedingten Grund
haben.

Personenbedingte Kündigungsgründe

Bei einem personenbedingten Kündigungsgrund erfolgt die Kündigung aufgrund
persönlicher Eigenschaften und mangelnder Fähigkeiten des Arbeitnehmers.
Personenbedingte Kündigungsgründe können zum Beispiel sein: fehlende
Arbeitserlaubnis, mangelnde Leistungsfähigkeit, Ungeschicklichkeit, Krankheit
(häufige Kurzerkrankungen, lang anhaltende Erkrankungen), Trunk- und/oder
Drogensucht, Minderqualifikation.

Verhaltensbedingte Kündigungsgründe

Ein verhaltensbedingter Kündigungsgrund beruht wie der Name bereits andeutet
auf einem gravierenden Fehlverhalten des Mitarbeiters. Als verhaltensbedingte
Kündigungsgründe kommen zum Beispiel infrage: Zuspätkommen, Straftaten,
Alkoholmissbrauch, Wettbewerb zum Arbeitgeber, Arbeitsverweigerung,
Fehlleistungen, eigenmächtiger Urlaubsantritt bzw. Urlaubsüberschreitung,
Spesenbetrug, Verletzung von Rauchverboten, Verstöße gegen innerbetriebliche
Sicherheitsvorschriften.

Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer anders als bei der personen- und
betriebsbedingten Kündigung vor Ausspruch der Kündigung im Regelfall abgemahnt
worden sein muss.

Betriebsbedingte Kündigungsgründe

Ein betriebsbedingter Kündigungsgrund hat seine Ursache allein in der
betrieblichen Sphäre, hat also nichts mit dem Mitarbeiter selbst zu tun. Dieser
hat “lediglich” die Konsequenzen zu tragen.

Betriebsbedingte Kündigungsgründe liegen beispielsweise in folgenden Fällen
vor:

• Absatzschwierigkeiten
• Aufgabe des Betriebs
• Auftragsmangel
• Rationalisierung
• Wegfall der konkreten Arbeitsstelle

Bei der betriebsbedingten Kündigung muss Ihr Chef unbedingt beachten, dass er
eine korrekte Sozialauswahl vornimmt.

Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber aus dem Kreis der für die Kündigung
infrage kommenden Personen nur diejenigen auswählt, die unter sozialen
Gesichtspunkten zum Beispiel Lebensalter, Dauer der Betriebszugehörigkeit,
Unterhaltsverpflichtungen, Schwerbehinderung am wenigsten schutzbedürftig
sind.

Wenn der entlassene Arbeitnehmer gegen die Kündigung protestiert, muss der
Arbeitgeber seine Überlegungen zur Sozialauswahl darlegen. Der Arbeitnehmer
müsste, damit sein Protest anerkannt wird, beweisen, dass die vorgenommene
Sozialauswahl unrichtig war.

Was kann geschehen, wenn der Mitarbeiter keinen Kündigungsschutz nach dem
KSchG genießt?

Kommt das KSchG im Einzelfall nicht zur Anwendung sei es, weil Ihr
Unternehmen zu klein ist oder weil der Arbeitnehmer dem Betrieb noch nicht lange
genug angehört , braucht Ihr Chef keinen Kündigungsgrund.

Dies bedeutet nicht automatisch, dass eine Kündigung generell wirksam wäre.
So kann eine Kündigung zum Beispiel unwirksam sein, weil sie sittenwidrig ist
oder gegen ein gesetzliches Verbot verstößt.

Wann ist eine Kündigung sittenwidrig?

Eine sittenwidrige Kündigung wäre beispielsweise eine solche wegen der
Zurückweisung sexueller Annäherungen oder wegen homosexueller Neigungen des
betreffenden Mitarbeiters.

Beispiel:
Das ist sittenwidrig!
“Wir bedauern, Ihr Arbeitsverhältnis zum … kündigen zu müssen, nachdem Sie sich am … vor der Belegschaft zu Ihren homosexuellen Neigungen bekannt haben.”

Wann verstößt eine Kündigung gegen ein gesetzliches Verbot?

Wie wir bereits gesehen haben, ist die ordentliche Kündigung einer im
sechsten Monat schwangeren Mitarbeiterin unwirksam. Sie verstieße gegen das
Kündigungsverbot in § 9 Mutterschutzgesetz/MSchG.

Eine Kündigung kann auch unwirksam sein, wenn damit gegen das
Maßregelungsverbot des § 612a BGB verstoßen wird. Dies ist zum Beispiel dann der
Fall, wenn Ihr Chef die Kündigung nachweislich nur deshalb ausspricht, weil ein
Mitarbeiter in zulässiger Weise seine Rechte ausgeübt hat, zum Beispiel
berechtigte Vergütungsansprüche gerichtlich geltend gemacht hat.

An den Beispielen wird deutlich, welche rechtlichen Probleme sich ergeben
können, wenn ein Mitarbeiter zwar keinen Kündigungsschutz genießt, der
Arbeitgeber aber ausdrücklich einen gegen die guten Sitten verstoßenden
Kündigungsgrund anführt oder gegen eine gesetzliche Bestimmung verstößt.

Hätte der Arbeitgeber in obigem Fall zum Kündigungsgrund geschwiegen und
zumindest nach außen hin dem Mitarbeiter grundlos gekündigt, wäre die Kündigung
nicht angreifbar gewesen. Denn die inneren Beweggründe sind im Regelfall nach
außen nicht transparent sofern sich der Arbeitgeber nicht gegenüber Dritten
unbedacht geäußert und der gekündigte Mitarbeiter dies in Erfahrung gebracht hat
und auch beweisen kann.

Begründen Sie eine Kündigung zunächst nicht!

Unabhängig davon, ob der Mitarbeiter Kündigungsschutz genießt oder nicht, ob
ordentlich oder fristlos gekündigt wird, gilt: Ihr Chef sollte die Kündigung
zunächst nicht begründen.

Der Arbeitnehmer weiß so nicht, was Ihr Chef als Kündigungsgrund in der
“Hinterhand” hat. Er wird sich deshalb sehr gründlich überlegen müssen, ob er
die Kündigung deren Hintergründe er (noch) nicht kennt gerichtlich prüfen lassen
will oder nicht.

Checkpunkt 6: Liegt eine wirksame Abmahnung vor?

Dieser Punkt ist nur dann näher zu prüfen, wenn Ihr Chef eine verhaltensbedingte Kündigung aussprechen will. Andernfalls lesen Sie bitte direkt unter Checkpunkt 7 weiter.

Bei einer Abmahnung handelt es sich um eine mündliche oder schriftliche
Aufforderung an den Mitarbeiter, ein arbeitsvertragswidriges Verhalten
einzustellen. Die schriftliche Form ist die empfehlenswerte. Die Abmahnung soll
den Arbeitnehmer also veranlassen, sich künftig vertragsgetreu zu verhalten.

Die Abmahnung besteht aus vier Elementen: der Schilderung des Sachverhalts,
der rechtlichen Wertung, der Aufforderung zur Änderung/Einstellung des
Fehlverhaltens und der Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen. Wichtig ist,
dass die Abmahnung das Fehlverhalten eindeutig und klar beschreibt und nicht
bloß pauschal anprangert, ohne Details zu erwähnen.

Beispiel Abmahnung:

Sehr geehrte Frau Berger,

Sie haben am 1. September 20.. ohne Angabe von Gründen gefehlt. Mit Ihrem Verhalten haben Sie gegen Ihre vertragliche Arbeitspflicht verstoßen.

Wir fordern Sie eindringlich auf, künftig Ihren arbeitsvertraglichen Verpflichtungen korrekt nachzukommen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Sie im Wiederholungsfall mit weiteren Konsequenzen, insbesondere einer Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses, rechnen müssen.

Eine Kopie dieses Briefs werden wir zu Ihrer Personalakte
nehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Paul Hummer
Geschäftsführer

So könnte der vorformulierte Text aussehen, den der Mitarbeiter unterschreibt:

Ich bestätige, dass ich die Abmahnung vom 9. September 20.. erhalten habe.

Unterschrift Mitarbeiter

Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte Ihr sich Chef den Empfang der Abmahnung
(nicht deren inhaltliche Richtigkeit) von seinem Mitarbeiter schriftlich bestätigen lassen.

Was Sie bei einer Abmahnung berücksichtigen sollten

Eine Abmahnung sollte unverzüglich erfolgen, sicherheitshalber nicht später
als zwei Wochen nach dem Fehlverhalten; andernfalls kann das Recht zur Abmahnung
entfallen (Verwirkung). Die einer Kündigung vorgeschaltete Abmahnung darf nach
Ansicht der Rechtsprechung zudem höchstens zweieinhalb Jahre alt sein (vgl. LAG
Frankfurt am Main, 16.6.1999, Az.: 2 Sa 1231/98, juris). Ist die Abmahnung älter, muss vor einer Kündigung erneut abgemahnt werden. Eine Pflicht zur wiederholten Abmahnung besteht auch dann, wenn der Pflichtverstoß nur geringfügig ist.

Wer darf abmahnen?

Abmahnungsbefugt ist in der Regel der unmittelbare Dienstvorgesetzte: Zur
Abmahnung berechtigt ist derjenige, der dem Arbeitnehmer verbindliche Weisungen
hinsichtlich der Arbeit erteilen darf. Eine Unterrichtung, Anhörung oder gar
Mitbestimmung eines eventuell vorhandenen Betriebsrats scheidet aus. Eine
Abmahnung ist mitbestimmungsfrei.

Abgemahnter stimmt der Abmahnung nicht zu

Ist der Abgemahnte mit der Abmahnung nicht einverstanden, hat er das Recht
zur schriftlichen Gegendarstellung, die dann zur Personalakte genommen werden
muss. Will der Mitarbeiter, dass Ihr Chef eine unberechtigte Abmahnung komplett
zurücknimmt, muss er ihn hierzu ausdrücklich auffordern und verlangen, dass die
Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird.

Leistet der Arbeitgeber dem nicht Folge, kann der Mitarbeiter klagen. Zudem
hat der Arbeitnehmer unter Umständen sogar Anspruch auf Entfernung einer
korrekten Abmahnung. Das Bundesarbeitsgericht BAG (Urteil vom 14.9.1994, Az.: 5
AZR 632/93, NJW 1995, 1236) gewährt dem Arbeitnehmer zumindest dann einen
Löschungsanspruch, wenn die Abmahnung für die weitere Beurteilung entbehrlich
geworden ist und den Mitarbeiter in seinem beruflichen Fortkommen hindern
könnte.

Gesetzliche Fristen dafür, wie lange eine korrekte Abmahnung in der
Personalakte verbleiben darf, gibt es nicht.

Was noch wichtig ist

Mahnt Ihr Chef in einem Schreiben gleich mehrere Verstöße ab (”Sammelabmahnung”) und trifft dabei nur einer von mehreren Vorwürfen nicht zu, “kippt” die ganze Abmahnung, auch wenn die anderen in der Abmahnung enthaltenen
Anschuldigungen berechtigt sind.

Deshalb sollten Sie Ihrem Chef dringend empfehlen, jedes Fehlverhalten mit
einem eigenen Schreiben abzumahnen. Dieser formale Mehraufwand mag lästig
erscheinen; er erweist sich spätestens dann als sinnvoll, wenn einer der
Vorwürfe unzutreffend ist.

In diesem Fall ist wie oben angedeutet nur die entsprechende Abmahnung
fehlerhaft, die anderen Abmahnungen behalten aber ihre Wirksamkeit.

Kündigung und Abmahnung aus gleichem Grund

Der Abmahnung und der späteren Kündigung müssen gleichartige Vorwürfe
zugrunde liegen; Abmahnung und Kündigung müssen regelmäßig auf Vorfällen
“gleichartigen Unrechtsgehalts” basieren.

Wenn der Mitarbeiter wegen wiederholten Zuspätkommens abgemahnt worden ist,
kann Ihr Chef ihm bei einem späteren unentschuldigten Fehlen ohne weitere
Abmahnung kündigen. Das Zuspätkommen und das unentschuldigte Fehlen sind
einander gleichartig. Will der Arbeitgeber dem abgemahnten Zuspätkommer wegen
Trunkenheit am Arbeitsplatz kündigen, ist vorher eine neue Abmahnung
erforderlich. Das Zuspätkommen und die Trunkenheit sind nicht gleichartig.

Im Ausnahmefall kann auch bei einer verhaltensbedingten Kündigung eine
vorherige Abmahnung nicht nötig sein. Insbesondere ist eine Abmahnung
entbehrlich, wenn der Mitarbeiter durch sein Verhalten das zwischen den Parteien
bestehende Vertrauensverhältnis dauerhaft zerstört hat.

Das ist etwa der Fall bei Tätlichkeiten oder anderen strafbaren Handlungen
oder dann, wenn der Arbeitnehmer nachweislich uneinsichtig ist (die Abmahnung
also nicht den gewünschten Effekt hätte). Ferner können Sie bei einer
ordentlichen Kündigung auf eine Abmahnung verzichten, wenn der Arbeitnehmer
(noch) nicht dem KSchG unterliegt.

Checkpunkt 7: Welche Kündigung kommt in Betracht?

Hierbei geht es in erster Linie um die Frage, ob eine fristgemäße (= ordentliche) oder eine fristlose (= außerordentliche) Kündigung ausgesprochen werden kann.

Ordentliche Kündigung

Generell kommt zunächst eine ordentliche Kündigung in Betracht, wenn sie
nicht vertraglich ausgeschlossen ist.

Diese Fristen müssen Sie beachten

Bei der ordentlichen Kündigung müssen in jedem Fall die gesetzlichen bzw.
vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen eingehalten werden. Dies gilt
unabhängig von der Anwendbarkeit des KSchG.

Die Kündigungsfristen für Arbeitsverhältnisse betragen nach § 622 BGB
entsprechend der Beschäftigungsdauer zwischen vier Wochen und sieben Monaten,
während der Probezeit sogar nur zwei Wochen. Im Einzelnen gilt:

Beschäftigungsdauer/ Kündigungsfrist

weniger als 2 Jahre = 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats

2 Jahre = 1 Monat zum Ende eines Kalendermonats

5 Jahre = 2 Monate zum Ende eines Kalendermonats

8 Jahre = 3 Monate zum Ende eines Kalendermonats

10 Jahre = 4 Monate zum Ende eines Kalendermonats

12 Jahre = 5 Monate zum Ende eines Kalendermonats

15 Jahre = 6 Monate zum Ende eines Kalendermonats

20 Jahre = 7 Monate zum Ende eines Kalendermonats

Achtung: Bei der Berechnung der Beschäftigungsdauer werden Zeiten, die vor der Vollendung des 25. Lebensjahres liegen, nicht mitgerechnet.

Wichtig: Falls der Vertrag Kündigungsfristen vorsieht, die von den gesetzlichen abweichen, gelten die vertraglichen Kündigungsfristen nicht ohne weiteres. Von den gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsfristen darf nur in bestimmten Grenzen abgewichen werden. Siehe dazu § 622 BGB.

Textbeispiel für eine ordentliche Kündigung:

Sehr geehrter Herr Ziegler,

hiermit kündigen wir Ihr Arbeitsverhältnis ordentlich, zum 31. Dezember 20..
.

Außerordentliche Kündigung

Anders als bei der fristgemäßen (ordentlichen) Kündigung muss bei der
fristlosen (außerordentlichen) Kündigung keine Kündigungsfrist eingehalten
werden. Das Arbeitsverhältnis wird also faktisch sofort mit Ausspruch der
Kündigung beendet.

Damit Ihr Chef mit einer fristlosen Kündigung “durchkommt”, müssen allerdings
strenge Voraussetzungen erfüllt sein.

Prüfen Sie: Liegt ein wichtiger Grund vor?

Zunächst muss ein “wichtiger Grund” im Sinne von § 626 I BGB vorliegen. Der
ist dann gegeben, wenn Ihrem Chef unter Berücksichtigung aller Umstände des
Einzelfalls und der Interessen beider Seiten die Fortsetzung des
Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht zugemutet werden
kann. Dies ist etwa dann der Fall, wenn der Mitarbeiter Straftaten zulasten
Ihres Unternehmens begangen hat, zum Beispiel Diebstahl von Büromaterial.

Wann muss die Kündigung erfolgen?

Zudem muss die Kündigung innerhalb einer Frist von zwei Wochen erfolgen,
nachdem Ihr Chef von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis
erlangt hat. Mit anderen Worten: Das Unternehmen hat nur zwei Wochen Zeit, um
die fristlose Kündigung auszusprechen. Vorsorglich sollte Ihr Chef eine
fristlose Kündigung immer hilfsweise fristgerecht zum nächstmöglichen zulässigen
Zeitpunkt aussprechen.

So bleiben den Parteien unnötige Diskussionen darüber erspart, ob eine
möglicherweise nur fristlos ausgesprochene Kündigung, die vor Gericht nicht
“hält”, in eine ordentliche umgedeutet werden kann.

Textbeispiel für eine außerordentliche Kündigung:

Sehr geehrter Herr Ziegler, hiermit kündigen wir Ihr Arbeitsverhältnis fristlos, hilfsweise ordentlich, zum 31. Dezember 20.. .

Übrigens: Laut Gesetz muss der Arbeitgeber bei einer fristlosen Kündigung auch die Kündigungsgründe angeben. Der Arbeitnehmer muss die Nennung dieser Gründe allerdings verlangen. Diese Aufforderung sollte Ihr Chef zunächst abwarten.

Fazit: Der Chef sollte keine Kündigungsgründe angeben, solange der Arbeitnehmer dies nicht von ihm verlangt.

Gibt Ihr Chef trotz Aufforderung keine Gründe an, wird die Kündigung übrigens
nicht unwirksam. Ihr Unternehmen kann sich aber eventuell schadensersatzpflichtig machen.

Checkpunkt 8: Anhörung des Betriebsrats

Dieser Punkt ist für Sie nur dann von Bedeutung, wenn Ihr Unternehmen über
einen Betriebsrat verfügt (andernfalls lesen Sie bitte bei Checkpunkt 9
weiter).

Ihr Chef muss den Betriebsrat vor jeder Kündigung eines Mitarbeiters
ordnungsgemäß anhören. Eine Zustimmung zur Kündigung muss der Betriebsrat im
Regelfall aber nicht erteilen. Ausnahme: Er muss dann zustimmen, wenn zum
Beispiel die außerordentliche Kündigung eines Betriebsratsmitglieds beabsichtigt
oder die Zustimmungspflicht mit dem Betriebsrat vereinbart ist.

Unterbleibt die Anhörung, ist eine Kündigung schon allein aus diesem Grund
unwirksam! Gleiches gilt, wenn die Anhörung nicht ordnungsgemäß erfolgt ist,
insbesondere nicht ausführlich genug war.

Sinn und Zweck der Betriebsratsanhörung ist, dass der Betriebsrat die
Gelegenheit bekommt, auf den Kündigungsentschluss Ihres Chefs gegebenenfalls
Einfluss zu nehmen. Hierzu ist erforderlich, dass sich der Betriebsrat über die
Person des Arbeitnehmers und über die Kündigungsgründe ein eigenes Bild machen
kann. Dies wiederum setzt voraus, dass der Arbeitgeber den Betriebsrat über die
für seine Meinungsbildung erforderlichen Fakten in ausreichendem Maß informiert.

Was muss Ihr Chef dem Betriebsrat mitteilen?

Nach der in Rechtsprechung und Literatur am häufigsten vertretenen Meinung,
muss der Betriebsrat zumindest die kündigungsrelevanten Grunddaten des
Arbeitnehmers erhalten: Hierzu gehören etwa neben dem Kündigungsgrund die Dauer
der Betriebszugehörigkeit, das Alter, der Familienstand, die Kinderzahl,
sonstige Unterhaltspflichten sowie Umstände, zum Beispiel Schwerbehinderteneigenschaft, die einen besonderen Kündigungsschutz auslösen.
Hinzu kommt die Mitteilung der Dauer der Kündigungsfrist, nicht aber des
konkreten Kündigungstermins.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitgeber sich letztlich nur
auf solche Kündigungsgründe berufen darf, die er dem Betriebsrat mitgeteilt hat.

Ihr Chef muss Informationen geben

Darum sollte Ihr Chef dem Betriebsrat im Zweifel eher zu viele Informationen
geben als eine entscheidende zu wenig. Ihr Chef sollte auch skeptisch sein, wenn
dem Betriebsrat die relevanten Informationen bereits aus anderen Quellen
vorliegen (sollen), denn das muss im Streitfall bewiesen werden. Deshalb sollte
die Anhörung auch schriftlich erfolgen, wenngleich dies nicht vorgeschrieben
ist. Wichtig ist auch, dass Ihr Chef nach der Information des Betriebsrats
diesem bei einer geplanten ordentlichen Kündigung mindestens eine Woche, bei
einer vorgesehenen fristlosen Kündigung mindestens drei Tage Reaktionszeit
einräumen muss.

Kündigt der Arbeitgeber vorher, ist seine Kündigung unwirksam! Etwas anderes
gilt nur, wenn der Betriebsrat bereits vor Fristablauf eine Stellungnahme
gegenüber dem Arbeitgeber abgegeben hat.

Prekär kann diese Anhörungsfrist bei einer fristlosen Kündigung sein: Denn
die Betriebsratsanhörung muss innerhalb der kurzen Zweiwochenfrist abgeschlossen
sein!

Vorsicht vor Gerüchten!

Es hält sich hartnäckig das weit verbreitete Gerücht, dass der Betriebsrat
nicht anzuhören sei, wenn der Arbeitnehmer noch keinen Kündigungsschutz genießt.
Dies ist falsch. Existiert ein Betriebsrat, ist er zur Kündigung zu hören, und
zwar auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis erst einen oder wenige Tage besteht!
Die Anwendbarkeit des Betriebsverfassungsgesetzes BetrVG ist dabei nicht von der
Größe des Unternehmens abhängig; es gilt für alle Betriebe.

Checkpunkt 9: Eindeutigkeit der Kündigung

Bei der Kündigung handelt es sich um eine einseitige, empfangsbedürftige
Willenserklärung, durch die das Arbeitsverhältnis für die Zukunft aufgelöst
wird.

Die Einseitigkeit der Erklärung bedeutet, dass anders als etwa bei einem
Vertragsabschluss die Gegenseite, also der betroffene Mitarbeiter, der Kündigung
nicht zustimmen muss. Die Kündigung ist also nicht etwa des- halb unwirksam,
weil der Empfänger mit ihr nicht einverstanden ist oder die Kündigung gar
zurückweist.

Ihr Chef muss darauf achten, dass die Kündigung deutlich und zweifelsfrei
erfolgt. Teilt er dem Arbeitnehmer etwa nur mit, er habe die Arbeit zu einem
bestimmten Zeitpunkt eingestellt und er der Arbeitgeber betrachte das
Arbeitsverhältnis deshalb ab diesem Zeitpunkt (Arbeitseinstellung) als beendet,
so ist dies keine Kündigungserklärung. Die Kündigung gilt auch dann nicht, wenn
der Arbeitgeber den Arbeitnehmer lediglich der Arbeitsstelle verweist, ihm rät,
sich eine andere Stelle zu suchen, oder wenn er eine Betriebsaufgabe in Aussicht
stellt.

Fazit:
Ihr Chef muss darauf achten, dass er die Kündigung wie auch den Kündigungszeitpunkt klar und eindeutig zum Ausdruck bringt. Zwar braucht er die Begriffe “Kündigung” bzw. “kündigen” nicht ausdrücklich zu verwenden, doch muss sich unmissverständlich aus dem
Zusammenhang ergeben, dass und möglichst zu welchem Zeitpunkt eine Beendigung
des Arbeitsverhältnisses gewollt ist.

Einige Textbeispiele für Kündigungen finden Sie unter den Checkpunkten 6 und 7.

Checkpunkt 10: Form der Kündigung

Seit Mai 2000 darf die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nicht mehr
mündlich erfolgen. Sie muss also schriftlich “ausgesprochen” werden. Das Gleiche
gilt für den Abschluss eines Aufhebungsvertrags. Dieses Schriftformerfordernis
kann weder arbeitsvertraglich noch durch eine Betriebsvereinbarung
ausgeschlossen werden.

Sollte Ihnen also bei einem Arbeitsvertragsentwurf eine Klausel auffallen,
wonach auch eine mündliche Kündigung zulässig sein soll, weisen Sie Ihren Chef
darauf hin, dass das nicht mehr möglich ist. Denn diese Kündigung wäre in jedem
Fall unwirksam.

Begründen muss Ihr Chef eine Kündigung nur bei Berufsausbildungsverhältnissen
nach Ablauf der Probezeit, wenn ein Begründungszwang vertraglich vereinbart ist,
oder bei einer außerordentlichen Kündigung nach einer entsprechenden
Aufforderung durch den gekündigten Arbeitnehmer.

Checkpunkt 11: Zugang der Kündigung

Eine Kündigung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung. Dies bedeutet,
dass die Kündigung den Empfänger auch tatsächlich erreichen muss. Das muss der
Arbeitgeber dann besonders beweisen, wenn der Empfänger in der Praxis meist der
Arbeitnehmer (denkbar ist auch, dass Bekannte oder Verwandte das Schreiben
entgegennehmen) den Zugang bestreitet. Wie also kann der Zugang der Kündigung
sichergestellt werden?

Im Fall der Kündigung eines anwesenden Mitarbeiters sollten Zeugen bei der
Übergabe des Kündigungsschreibens anwesend sein.

Zudem sollte der Mitarbeiter dessen Empfang schriftlich bestätigen: “Ich
bestätige den Empfang der Kündigung vom …, Datum, Unterschrift”. Verweigert er
die Unterschrift, sind Zeugen ebenfalls hilfreich.

Was tun, wenn der Mitarbeiter nicht anwesend ist?

Entgegen einer weit verbreiteten Meinung ist eine Kündigung per Einschreiben
oder auch per Einschreiben mit Rückschein nicht 100%ig rechtssicher. Wird der
Empfänger vom Briefträger nicht erreicht und das Einschreiben mit Rückschein von
ihm auch später nicht bei der Post abgeholt, liegt in der Regel kein Zugang vor,
es sei denn, der, dem gekündigt werden soll, war nachweisbar “bösgläubig”, hat
also damit gerechnet, dass das Einschreiben eine Kündigung enthält.

Ganz abgesehen davon besagt ein Einschreiben aber nur, dass etwas abgesandt
und eingeworfen bzw. übergeben worden ist (je nachdem, ob es sich um ein
Einwurf- oder Übergabe-Einschreiben handelt). Der Inhalt des Schreibens kann
damit aber nicht belegt werden. Auch der beim Übergabe-Einschreiben mögliche
Rückschein hilft hier also nicht weiter, weil sich dadurch nichts zum Inhalt des
Schreibens belegen lässt. Ein “böswilliger” Empfänger kann hier also immer
einwenden, er habe zwar einen Brief erhalten, ein Kündigungsschreiben sei darin
aber nicht enthalten gewesen. Dabei handelt es sich dann allerdings um eine
falsche Aussage, aber die muss Ihr Chef dem Gekündigten erst einmal nachweisen
können!

Verweigert der Empfänger nachweislich und ohne Grund die Annahme, gilt das
Schreiben zwar als zugegangen, allerdings wird der Absender auch hierbei im
Streitfall belegen müssen, dass das Schreiben eine Kündigung enthielt. Dann kann
es notfalls helfen, wenn Ihr Chef mit Zeugen belegen kann, dass sich das
Kündigungsschreiben in dem Briefumschlag befunden hat.

So sind Sie sicher

Die Kündigung sollte am besten durch einen Boten zugestellt werden. Hierbei
ist darauf zu achten, dass der Bote den Inhalt des Schreibens zur Kenntnis nimmt
und die Kündigungserklärung im Beisein des Boten versandfertig gemacht wird. Nur
so wird der Bote im Streitfall vor Gericht bestätigen können, dass er
tatsächlich ein Kündigungsschreiben überbracht hat.

Der Bote sollte die Kündigung dann entweder in den Briefkasten des Mitarbeiters werfen oder noch besser dem betroffenen Mitarbeiter persönlich gegen Quittung aushändigen.

Achtung: Fristen wahren!

Wird die Kündigungserklärung in den Briefkasten des Gekündigten eingeworfen,
gilt die Erklärung erst in dem Moment als zugegangen, in dem die Post
üblicherweise eintrifft. Wird also die Kündigung kurz vor Mitternacht am letzten
Tag der Kündigungsfrist in den Briefkasten des Empfängers gesteckt, erhält
dieser seine Post üblicherweise aber erst vormittags gegen 10 Uhr, gilt die
Kündigung erst am nächsten Tag gegen 10 Uhr als zugegangen. Das ist dann einen
Tag zu spät.

Fazit:
Werden die oben genannten Checkpunkte von Ihrem Chef eingehalten und die dort genannten Probleme richtig behandelt, ist die Gefahr, dass die Kündigung letztlich scheitert, wesentlich geringer.

Im Zweifel empfiehlt sich immer die Kontaktaufnahme mit einem in Arbeitsrechtsfragen versierten Anwalt idealerweise einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Dies gilt besonders dann, wenn Kündigungsschutz besteht und es auf den Kündigungsgrund ankommt. Die Kosten für den Anwalt liegen erfahrungsgemäß ganz erheblich unter denen, die durch einen verhängnisvollen Fehler beim Kündigungsverfahren verursacht werden.

Checkpunkt 12: Einzelfragen zum Kündigungsverfahren

Abschließend werden noch kurz einige Einzelfragen behandelt, die im
Zusammenhang mit einer Kündigung für Ihren Chef von Interesse und Bedeutung sein
können.

Ist das Kündigungsschutzgesetz zwingend?

Ja,zumindest zugunsten des Arbeitnehmers. Es kann also im Vorhinein weder
eingeschränkt noch ausgeschlossen werden. Etwaige entgegenstehende Regelungen in
Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen sind deshalb
unwirksam.

Andererseits kann der Schutz des Arbeitnehmers über das KSchG hinaus
erweitert werden, zum Beispiel durch Ausschluss des Rechts zur ordentlichen
Kündigung.

Nach Zugang der Kündigung kann der Arbeitnehmer allerdings wirksam auf den
Kündigungsschutz verzichten, denn es steht ihm frei, ob er die Kündigung
akzeptieren oder Kündigungsschutzklage erheben will.

Können weitere Kündigungsgründe im Prozess nachgeschoben werden?

Wenn Ihr Chef eine Kündigung ausspricht, kann diese sich immer nur auf die
Kündigungsgründe beziehen, die zum Zeitpunkt des Zugangs der Kündigung
tatsächlich existent waren. Hat der Arbeitgeber einen von mehreren möglichen
Kündigungsgründen anfangs nicht vorgetragen, zum Beispiel, weil er der Meinung
war, dass der zunächst vorgetragene Kündigungsgrund schon zur Rechtfertigung der
Kündigung ausreiche, kann er weitere Kündigungsgründe im späteren Verlauf des
Kündigungsschutzverfahrens immer noch nachschieben. Maßgeblich ist allein, dass
ein entsprechender Kündigungsgrund zum Kündigungszeitpunkt objektiv vorlag; er
muss nicht einmal bekannt gewesen sein.

Beachten Sie:

Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, so müssen diesem die nachzuschiebenden
Kündigungsgründe vor Einführung in den Prozess mitgeteilt werden. Geschieht das
nicht, bleiben die Kündigungsgründe im Prozess rechtlich unbeachtet.

Wer muss im Kündigungsverfahren was beweisen?

Wer Rechte für sich in Anspruch nimmt, muss beweisen, dass ihm diese Rechte
auch zustehen. Auf die Kündigung bezogen, bedeutet dies, dass der Arbeitgeber
bei einer Kündigungsstreitigkeit im Zweifelsfall nachweisen muss, dass
entsprechende Kündigungsgründe vorliegen.

Für die Frage hingegen, ob das KSchG anwendbar ist, ist der Arbeitnehmer
beweispflichtig. Er muss also nachweisen, dass er die sechsmonatige Wartezeit
erfüllt hat und das Unternehmen über die für das KSchG maßgebliche Größe
verfügt. Zudem muss der Arbeitnehmer die Tatsachen beweisen, die eine
betriebsbedingte Kündigung wegen fehlerhafter Sozialauswahl als sozial
ungerechtfertigt erscheinen lassen.

Es gibt jedoch Situationen, in denen die Beweislast “umkippen” kann. Für
bestimmte Tatsachen, etwa den Kündigungsgrund, ist dann nicht mehr Ihr Chef,
sondern der gekündigte Arbeitnehmer beweisbelastet.

Meldet sich ein Mitarbeiter arbeitsunfähig krank, muss gegebenenfalls grundsätzlich der Arbeitgeber beweisen, dass die Arbeitsunfähigkeit möglicherweise nur vorgetäuscht ist. Ergeben sich jedoch Anhaltspunkte dafür, dass die Angaben des Arbeitnehmers nicht stimmen (zum Beispiel, weil der Mitarbeiter während seiner “Erkrankung” bei einer Nebentätigkeit gesehen wurde), ist der Beweiswert der vorgelegten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erschüttert. Der Arbeitnehmer müsste in diesem Fall in einem Kündigungsschutzprozess beweisen, warum er gesundheitlich nicht in der Lage gewesen ist, für Ihr Unternehmen tätig zu sein, obwohl er einer Nebenbeschäftigung nachgehen konnte.

Kann der gekündigte Mitarbeiter nach Ablauf der Kündigungsfrist erfolgreich
einen Weiterbeschäftigungsanspruch geltend machen?

Grundsätzlich hat der Arbeitnehmer mit dem Erreichen des Kündigungszeitpunktes keinen Weiterbeschäftigungsanspruch mehr. Er muss also
zunächst seinen Arbeitsplatz räumen. Ausnahmen hiervon sind nach der
Rechtsprechung jedoch möglich.

Eine solche Ausnahme liegt zum Beispiel dann vor, wenn sich schon aus dem
eigenen Vortrag Ihres Chefs die Unwirksamkeit der Kündigung geradezu aufdrängt
(”Evidenzfall”), etwa wenn der Arbeitgeber die Kündigung nachweislich damit
begründet, dass die betroffene Mitarbeiterin schwanger sei. Es ist eindeutig,
dass der Arbeitgeber hiermit gegen das Kündigungsverbot nach § 9 MSchG verstoßen
hat und die Kündigung deshalb offenkundig unwirksam ist.

Ein allgemeiner Weiterbeschäftigungsanspruch kann aber auch bestehen, wenn
der Arbeitnehmer ein besonderes Beschäftigungsinteresse hat. Dies könnte dann
der Fall sein, wenn der Arbeitgeber einem Auszubildenden gekündigt hat, für
diesen die Weiterbeschäftigung bis zum bevorstehenden Prüfungsabschluss aber
dringend erforderlich ist. Liegt keine der genannten Ausnahmen vor, könnte sich
ein Weiterbeschäftigungsanspruch ergeben, wenn das Arbeitsgericht der
Kündigungsschutzklage stattgegeben hat und der Weiterbeschäftigung keine
überwiegenden Interessen des Arbeitgebers entgegenstehen.

Diese Grundsätze zur Weiterbeschäftigung gelten nach Meinung des BAG nicht
nur für die ordentliche und außerordentliche Kündigung, sondern auch für
Befristungsstreitigkeiten und Auseinandersetzungen über Aufhebungsverträge.

Neben diesem allgemeinen Weiterbeschäftigungsanspruch gibt es auch den
besonderen Weiterbeschäftigungsanspruch nach § 102 V BetrVG. Ein solcher
besteht, wenn ein Betriebsrat der Kündigung widersprochen hat und der
Mitarbeiter seine Weiterbeschäftigung wünscht. Kommt Ihr Chef diesem Wunsch
nicht nach, kann der Mitarbeiter seine Weiterbeschäftigung im Wege der
einstweiligen Verfügung durchzusetzen versuchen.

Ihre Übersicht für eine rechtssichere Kündigung

Ihr Chef und Sie sollten bei der Kündigung so vorgehen:

1. Prüfen Sie zunächst, ob das Arbeitsverhältnis nicht doch fortgesetzt werden
   kann oder ob es Alternativen zur Kündigung gibt. Wenn ja, müssen Sie nicht
   kündigen. Wenn nein, gehen Sie zu Punkt 2.
2. Stellen Sie fest, ob die Kündigung wirklich das letzte Mittel ist; prüfen
   Sie, ob eine Änderungskündigung ausscheidet.
   Wenn nein, sollten Sie nicht kündigen bzw. zunächst eine Änderungskündigung aussprechen. Wenn ja, gehen Sie zu Punkt 3.
3. Gibt es Kündigungsverbote (zum Beispiel bei Schwangerschaft)?
   Wenn ja, scheidet eine Kündigung aus. Wenn nein, gehen Sie zu Punkt 4.
4. Besteht besonderer Kündigungsschutz (zum Beispiel wegen Schwerbehinderung)?Wenn ja, achten Sie darauf, dass die speziellen Anforderungen an eine Kündigung erfüllt sind (etwa die Zustimmung des Intergrationsamts); erst dann können Sie zu Punkt 5 gehen.
   Wenn nein, gehen Sie direkt zu Punkt 5.
5. Besteht Kündigungsschutz nach dem KSchG? Wenn ja, müssen Sie Ihre
   Kündigung sozial rechtfertigen können. Das heißt, Sie brauchen einen
   Kündigungsgrund im Sinne des KSchG; zudem müssen Sie bei einer betriebsbedingten Kündigung unter Umständen eine Sozialauswahl vornehmen; dann können Sie zu Punkt 6 gehen. Wenn nein, brauchen Sie keinen Kündigungsgrund; gehen Sie weiter zu Punkt 6.
6. Liegt eine wirksame Abmahnung vor?
   Diesen Punkt müssen Sie nur bei einer verhaltensbedingten Kündigung näher prüfen. Fehlt hierbei die erforderliche Abmahnung, ist eine Kündigung unwirksam. Ist keine Abmahnung erforderlich
   oder wurde wirksam abgemahnt, können Sie zu Punkt 7 gehen.
7. Checken Sie als Nächstes ab, ob eine ordentliche oder eine fristlose
   Kündigung infrage kommt. Bei einer fristlosen Kündigung müssen Sie zudem
   prüfen, ob deren Voraussetzungen vorliegen; wenn nein, kündigen Sie lieber
   ordentlich. Gehen Sie dann zu Punkt 8.
8. Prüfen Sie, ob die entsprechenden Fristen eingehalten worden sind.
   Wenn nein, wirkt die Kündigung meist zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Gehen Sie dann zu Punkt 9.
9. Anhörung des Betriebsrats: Stellen Sie fest, ob ein etwaiger Betriebsrat
   ordnungsgemäß angehört wurde.
   Falls ja bzw. falls es keinen Betriebsrat gibt, gehen Sie zu Punkt 10.
   Falls nein, ist die Kündigung unwirksam.
10. Ist die Kündigung eindeutig? Falls nein, geht die Kündigung nicht durch.Falls ja, gehen Sie zu Punkt 11.Sind die Formvorschriften eingehalten worden, zum Beispiel die Schriftform?Falls nein, ist die Kündigung unwirksam.
    Falls ja, gehen Sie zu Punkt 12.
11. Ist die Kündigung (rechtzeitig) zugegangen?
    Falls nein: Ist der Zugang gar nicht nachweisbar, ist die Kündigung unwirksam. Können Sie nur den rechtzeitigen Zugang nicht nachweisen, greift sie allenfalls zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
    Falls ja, dann hat Ihr Chef seinem Mitarbeiter wirksam gekündigt.

……… Ergänzungen folgen………..