Outlook-Hilfen

Kennen und benutzen Sie Outlook? Sind Sie auch schon auf Probleme gestoßen? Hier gibt es ein paar kleine Hilfen und Tipps zu Outlook. Ich selbst habe noch ein Problem, dass ich noch nicht lösen kann. Ich benutze privat als auch berufl. sehr erfolgreich Outlook. Die Outlook-Kalender sind für meinen Chef und die anderen Sekretärinnen sowie die Mädels in der umsetzenden Praxis freigegeben. Man kann alle Infos, die benötigt werden, sowie Aufgaben, Kontakte, Termine, Erledigungen usw. eingeben. Die Anwendungen sind praktisch zusammen zu benutzen. Z.b.Wenn ich in Kontakten bin und dann auf die Email-Adresse klicke, dann macht er mir eine Email auf, in der schon dieser Kontakt als Empfänger eingegeben ist. So entstehen in der Anwendung der Email-Adresse keine Schreibfehler. Vielleicht findet Ihr unter den folgenden Tipps und Hilfen auch Anwendungen für Euch, die Ihr noch nicht kanntet. Also schaut mal durch.

Wer eine eigene Homepage besitzt, der kann sich auch eine eigene E-Mail-Adresse zulegen, die auf dem Namen der Domain endet. Der Besitzer der Webseite http://www.peters-homepage.de kann sich also eine E-Mail-Adressen zulegen, die auf der Endung „peters-homepage.de“ enden. So könnte eine E-Mail-Adresse beispielsweise Kontakt@peters-homepage.de oder Max.Mustermann@peters-homepage.de heißen. Bei dem Namen vor dem @ hat der Anwender freie Wahl. Um die E-Mails nun bequem abzurufen, benötigt man lediglich die Angaben zum POP3- (Empfangen der E-Mails) und SMTP-Server (Senden der E-Mails) und ein E-Mail-Programm wie Microsoft Outlook.

Aber nicht nur Besitzer einer eigenen Homepage, sondern auch Anwender, die eine E-Mail-Adresse bei Anbietern wie GMX, Freenet oder Yahoo eingerichtet haben, profitieren von einem E-Mail-Programm, denn bis man die Webseite des Anbieters aufgerufen, sich mit Benutzername und Kennwort eingeloggt und sich schließlich an einigen Hinweisen vorbei zum Postfach durchgeklickt hat, dauert es einige Minuten, bis man seine neu empfangenen E-Mails lesen kann. Mit einem E-Mail-Programm klickt man einmal auf „Senden/Empfangen“ und man bekommt die E-Mails bequem auf seinen Rechner geladen.

Einrichten der E-Mail-Adresse

Einrichten-Email-Adresse_thumb1

Bevor man aber mit dem Empfangen und Senden seiner E-Mails loslegen kann, muss man aber noch sein E-Mail-Programm einrichten. Dazu sollte man sich bei seinem Anbieter über den POP3- und den SMTP-Server erkundigen, denn ohne diese Angaben kann man nicht auf den Mail-Server zugreifen. Hierbei handelt es lediglich um eine Adresse, die man später dem E-Mail-Programm mitteilt.

Ein Programm aus dem Office-Paket, mit dem sich die Verwaltung von E-Mails hervorragend bewältigen lässt, ist Outlook. Ich beschreibe jetzt mal kurz, wie man dort einmalig die Daten für die E-Mail-Adresse eingibt. Nachdem man das Programm gestartet hat, klickt man zuerst auf Extras-E-Mail-Konten.

Jetzt werden ein paar Einstellungen abgefragt, die man an den folgenden Abbildungen ablesen kann:

Einrichten-Email-Adresse1_thumb1

Schritt 1 – E-Mail-Konto hinzufügen

Email-Konto-hinzufgen_thumb2

Schritt 2 – POP3-Konto einrichten

Diese Angaben muss man immer machen, wenn man ein neues Konto anlegen möchte. Möchte man weitere E-Mail-Konten einrichten, geht man also bei den anderen E-Mail-Adressen genau so vor. Die Möglichkeit gleich mehrere E-Mail-Konten einzurichten ist daher auch für die User interessant, die gleich mehrere E-Mail-Adressen bei verschiedenen Anbietern besitzen. So kann man mit einem Klick gleich alle E-Mails von den unterschiedlichen Anbietern abrufen. Im nächsten Schritt werden dann individuelle Daten eingegeben, die bei jeder E-Mail-Adresse unterschiedlich sind:

Pop-3-Konto-einrichten_thumb1

Kontoeinstellungen der E-Mail-Adresse

Benutzerinformationen

Ihr Name: Dieses Feld kann beliebig ausgefüllt werden. Wenn jemand später eine E-Mail bekommt, so wird dort stehen: Email erhalten von Max Mustermann (Max.Mustermann@peters-homepage.de)

E-Mail-Adresse

Erklärt sich von selbst. Hier muss man seine E-Mail-Adresse eingeben

Serverinformationen 

Hier werden die nötigen Informationen des Anbieters angegeben.

Posteingangsserver

Der Server (POP3), der die eingehenden E-Mails empfängt, beispielsweise pop.gmx.net

Postausgangsserver

Über diesen Server werden die Mails gesendet (SMTP) beispielsweise mail.gmx.net

Anmeldeinformationen

Diese Daten bekommt Ihr von Eurem Anbieter mitgeteilt. Bei E-Mail-Adressen wie GMX, Freenet oder Yahoo ist dies in der Regel der Benutzername und das Passwort, mit dem man sich auch auf der Webseite einloggt. Anwender, die die E-Mail-Adresse über die eigene Homepage-Adresse benutzen, haben im Konfigurationsmenü der Homepage die Möglichkeit, E-Mail-Adressen zu erstellen. Dort muss man auch Benutzername und Passwort angeben. Diese Daten gibt man dann hier ein.

Sind alle Daten eingegeben, so kann man nun auf „Kontoeinstellungen testen“ die Konfiguration testen. Ist der Test erfolgreich, so ist das Emailkonto eingerichtet

Arbeiten mit Microsoft Outlook

Arbeiten-mit-Microsoft-Outlook_thumb

Das Arbeiten mit Microsoft Outlook ist eigentlich gar nicht so schwer. Bevor wir aberbeginnen, E-Mails zu schreiben und zu empfangen, nehmen wir eine kleine Änderung an der Benutzeroberfläche vor. Klicke auf „Ansicht“, so dass Kontextmenü erscheint. Jetzt deaktiviert man Outlook-Leiste und anschließend aktiviert man „Ordnerliste“. Dann sollte die Oberfläche von Outlook ungefähr so aussehen, wie man es hier links sieht (vielleicht unterscheiden sich einige Punkte, wenn man eine andere Office-Version als Office XP hat):

Hier sieht man jetzt die wichtigsten Ordner, wo sich alle E-Mails befinden. Man braucht nur auf die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete und Gelöschte E-Mails zu achten. Die anderen Ordner sind uninteressant, da man damit Termine, Kontakte etc. verwalten kann. Damit man überhaupt E-Mails senden und verschicken kann, gibt es in der Menüleiste den Button „Senden und Empfangen“.

Posteingang:

Wenn man auf „Senden/Empfangen“ geklickt hat, kann man in diesem Ordner die empfangenen E-Mails sehen, die als Fett hervorgehoben werden. Sobald man sie gelesen hat, erscheinen diese wieder in der normalen Schriftart.

Postausgang:

In diesem Ordner befinden sich die E-Mails, die man noch nicht verschickt hat. Sollten sich in diesem Ordner noch E-Mails befinden, muss man einfach auf „Senden/Empfangen“ klicken.

Gesendete Objekte:

In diesem Ordner kannst man alle gesendeten Emails, die man jemals versendet hat, nachschauen.

Gelöschte Objekte:

Wenn man eine E-Mail löscht, landen sie in diesem Ordner.

Gelschte-Objekte_thumb2

Das Verfassen einer E-Mail macht man, indem man einfach auf „Neu“ klickt und anschließend in das Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers und in das Feld „Betreff“ die Überschrift der Email einträgt. Dann kann man in das große weiße Textfeld die E-Mail verfassen. Auch das Anhängen von Daten ist mit Outlook kein Problem. Klicke einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei, die man an die E-Mail anhängen möchte, und klicke auf „Kopieren“. Dann klickst Du mit der rechten Maustaste in das Feld Deiner E-Mail und dann auf einfügen, so dass unter der Betreff-Zeile Deine Datei erscheint. Wenn Du auf eine Email antworten möchtest, brauchst Du lediglich auf Antworten klicken.

So erzeugen Sie in Outlook Termine bzw. Aufgaben, in die Kontaktinformationen eingebettet sind.

Wenn es sich bei einem Termin um einen Auswärtstermin handelt, empfiehlt es sich, im Termineintrag ins Textfeld zum Termin gleich die Adresse des Kontakts einzufügen – so müssen Sie vor der Fahrt nicht erst im Adressbuch nach der genauen Anschrift suchen.

Die Kontaktdaten fügen Sie in einen Termin (oder eine Aufgabe) ein:

Klicken Sie den Kontakt im Adressbuch mit der rechten Maustaste an und ziehen Sie ihn auf die Schaltfläche „Kalender“ in der Navigationsleiste (bzw. auf „Aufgaben“).

Sobald Sie die rechte Maustaste loslassen, erscheint ein Kontextmenü. Hier klicken Sie auf „Hierhin kopieren als Termin mit Text“.

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So können Sie gezielt allen Kontakten eine E-Mail senden, denen Sie eine bestimmte Kategorie zugewiesen haben.

Angenommen, Sie wollen in Outlook eine E-Mail an alle Kontakte aus dem Adressbuch senden, denen Sie eine bestimmte Kategorie zugewiesen haben. Dazu gehen Sie wie folgt vor.

Öffnen Sie das Adressbuch.

In Outlook bis Version 2007 schalten Sie die Ansicht „Nach Kategorie“ ein: Entweder über das Feld „Aktuelle Ansicht“ in der Navigationsleiste oder über das Drop-Down-Feld „Aktuelle Ansicht“ in der Symbolleiste.

In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register „Ansicht“ auf den Button „Ansicht ändern“ und wählen „Sortiert nach“ aus und klicken Sie auf die Spaltenüberschrift „Kategorien“.

Klicken Sie nun die Überschrift über der gewünschten Kategorie mit der Maus an und ziehen Sie sie auf die Schaltfläche „E-Mail“ in der Navigationsleiste.

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Outlook zeigt jetzt die Meldung „Es könnte einige Zeit dauern, aus den ausgewählten Elementen ein neues Element zu erstellen. Sind Sie sicher …?“ Klicken Sie auf „Ja”.

Nun öffnet Outlook ein neues Nachrichtenfenster und setzt die E-Mail-Adressen der Kontakte aus der Kategorie in das Feld „An“.

Schreiben Sie die E-Mail und senden Sie sie ab.

So erzeugen Sie in Outlook Termine bzw. Aufgaben, in die Kontaktinformationen eingebettet sind.

Wenn es sich bei einem Termin um einen Auswärtstermin handelt, empfiehlt es sich, im Termineintrag ins Textfeld zum Termin gleich die Adresse des Kontakts einzufügen – so müssen Sie vor der Fahrt nicht erst im Adressbuch nach der genauen Anschrift suchen.

Die Kontaktdaten fügen Sie in einen Termin (oder eine Aufgabe) ein:

Klicken Sie den Kontakt im Adressbuch mit der rechten Maustaste an und ziehen Sie ihn auf die Schaltfläche „Kalender“ in der Navigationsleiste (bzw. auf „Aufgaben“).

Sobald Sie die rechte Maustaste loslassen, erscheint ein Kontextmenü. Hier klicken Sie auf „Hierhin kopieren als Termin mit Text“.

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Outlook schlägt dann einen Termin zum aktuellen Zeitpunkt vor, selbst wenn Sie vorher im Kalender den gewünschten Termin markiert haben. Tragen Sie dann im Dialog die gewünschten Daten ein.

So lassen Sie die Kontakte nach dem Ort oder der Postleitzahl gruppiert anzeigen.

Frage: Ich versuche, im Adressbuch von Outlook die Kontakte über „Aktuelle Auswahl: Nach Ort“ zu sortieren. Allerdings werden die Kontakte dabei nicht nach der jeweiligen Stadt geordnet, sondern nach Land/Region. Wie kann ich die Adressen denn so sortieren lassen, dass ich alle Kontakte aus einer bestimmten Stadt zusammen sehe?

Antwort: Dazu fügen Sie eine zusätzliche Spalte für den Ort oder die Postleitzahl in die Kontakteliste ein und lassen dann nach Orten bzw. Postleitzahlen gruppieren:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift, und rufen Sie den Befehl „Feldauswahl“ auf.

Im Listenfeld ganz oben wählen Sie „Adressfelder“ aus.

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Klicken Sie auf den Button „Adresse geschäftlich: Ort“ oder „Adresse geschäftlich: PLZ“ und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste in die Spaltenüberschrift und zwar an die Stelle, an der die neue Spalte erscheinen soll. Sobald ein roter Doppelpfeil zu sehen ist, lassen Sie die Maustaste los. Damit haben Sie eine zusätzliche Sortierspalte in die Listenansicht eingefügt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Spaltenüberschrift, und rufen Sie den Befehl „Nach diesem Feld gruppieren“ auf.

So lassen Sie die Kontaktinfos zum Absender einer E-Mail zeigen.

Manchmal ist es sinnvoll, auf eine E-Mail nicht mit einer E-Mail, sondern einem Anruf zu reagieren. Nicht immer hat der Absender in der Signatur allerdings seine Telefonnummer angegeben. Das bedeutet dann, dass man erst mal ins Adressbuch wechseln und den Kontakt dort suchen muss.

Einfacher geht es so:

Klicken Sie die Adresse bzw. den Namen des Absenders in der E-Mail mit der rechten Maustaste an.

Rufen Sie den Befehl „Outlook-Kontakt nachschlagen“ auf.

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Outlook schlägt nun im Kontakte-Ordner den entsprechenden Eintrag nach und zeigt gleich das Register „Allgemein“ mit der Telefonnummer des Kontakts an.

Falls Ihr Outlook 2003 keine automatischen Updates mehr akzeptiert, müssen Sie diese Webseite auf microsoft.com aufrufen.

Frage: Seit kurzem erscheint beim Versuch, Updates für mein Outlook über Windows Update einzuspielen, die Fehlermeldung 0x80070646. Was kann ich tun?

Antwort: Den Fehler beheben Sie, indem Sie ein im Juni veröffentlichtes Update von Hand einspielen. Danach funktionieren automatische Updates wieder. Außerdem wird damit der Fehler 1606 beim Netzwerkzugriff behoben.

Das Update erhalten Sie, wenn Sie die folgende Webseite mit dem Internet Explorer (nicht mit Firefox oder einem anderen Browser) öffnen:

Mit diesen Tastenkürzeln springen Sie in Outlook 2007 und 2010 schnell zum nächsten bzw. vorhergehenden Termineintrag.

Outlook 2007 und 2010 bringen ein wirklich praktisches Tastenkürzel mit: Wenn Sie STRG gleichzeitig mit der Punkt-Taste drücken, springen

Sie zum nächsten Termin in Ihrem Kalender. Mit STRG und der Komma-Taste springen Sie zu dem Termin, der vor dem aktuellen liegt.

Outlook: Abwesenheitsnotiz als automatische Antwort

Um eine Abwesenheitsnotiz für Outlook auf schnellem Wege zu erstellen, steuert ihr den Reiter „Datei“ an. Dort findet sich die Schaltfläche „Automatische Antworten“. Hier könnt ihr einen Zeitraum angeben, in welchem die Abwesenheitsnotiz von Outlook automatisch versendet werden soll und einen eigenen Text dafür eintragen. Arbeitet ihr von einem Firmenaccount mit Outlookkönnt ihr hier verschiedene Nachrichten für Absender aus eurer Organisation und externe E-Mail-Schreiber festlegen.

Klickt in der Menüleiste “Datei” an.

Über die “Kontoinformationen” ereicht man die “Automatischen Antworten”.

Dort kann angegeben werden, von wann bis wann die automatische Antwort versendet werden soll.

Zusätzlich kann ein eigener Text eingetragen werden.

Wer Outlook beruflich verwendet, kann je einen Text “innerhalb” und “außerhalb” der Organisation für die Outlook Abwesenheitsnoitz verfassen.

Dort empfiehlt es sich, die Dauer der Abwesenheit sowie einen Ansprechpartner, bzw. eine Vertretung anzugeben.

Wird nun innerhalb des eingestellten Zeitraums eine E-Mail an euch gesendet, landet die Mail zwar in eurem Postfach, der Absender erhält allerdings direkt im Anschluss den von euch angegebenen Text per Mail als Antwort.

Natürlich könnt ihr den vorgegebenen Zeitraum auch nachträglich verändern oder die Abwesenheitsnotiz ganz deaktivieren.

abwesenheitsnotiz-outlook-automatische-antwort
Legt eine automatische Antwort als Abwesenheitsnotiz für eingehende Outlook-E-Mails fest

 Auf der zweiten Seite erfahrt ihr, wie ihr eine Abwesenheitsnotiz in Outlook per Regel festlegen könnt. Dieser weg ist zwar ein wenig umständlicher, dafür habt ihr hier aber viel mehr Möglichkeiten für individuelle Einrichtung der automatischen Antwort.

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